Entsprechenserklärung der edding AG

Entsprechenserklärung

Erklärung gemäß § 161 Abs. 1 S. 1 AktG
zum Deutschen Corporate Governance Kodex

Vorstand und Aufsichtsrat der edding Aktiengesellschaft erklären Folgendes:

Die edding Aktiengesellschaft bekennt sich zu einer verantwortungsvollen, an Wertschöpfung ausgerichteten Leitung und Überwachung des Unternehmens. Sowohl die Transparenz der Grundsätze des Unternehmens als auch die Nachvollziehbarkeit seiner kontinuierlichen Entwicklung soll gewährleisten, bei Kunden, Geschäftspartnern und Aktionären Vertrauen zu schaffen, zu erhalten und zu stärken. Dabei bekennt sich die edding Aktiengesellschaft insbesondere auch zum Leitbild des Ehrbaren Kaufmanns.

Deshalb begrüßt die edding Aktiengesellschaft den Deutschen Corporate Governance Kodex und die in ihm zum Ausdruck gebrachten Wertvorstellungen. Den weitaus meisten der in diesem Kodex formulierten Standards und Empfehlungen wurde und wird entsprochen.

Die edding Aktiengesellschaft entspricht den Empfehlungen der Regierungskommission "Deutscher Corporate Governance Kodex" (DCGK) in der Fassung vom 16. Dezember 2019 seit Inkrafttreten dieser Fassung am 20. März 2020 mit folgenden Ausnahmen entsprochen und wird dies auch künftig so handhaben:

Der Aufsichtsrat behält sich vor, im Falle einer unterjährigen Vorstandsbestellung von der Empfehlung des Kodex abzuweichen, die Erstbestellung eines Vorstandsmitgliedes auf längstens drei Jahre zu begrenzen. Zur besseren Abrechnung kurzfristiger variabler Gehaltsbestandteile ist es wünschenswert, dass der Bestellungszeitraum jeweils an einem 31. Dezember endet; in diesem Falle könnte eine Erstbestellung einen dreijährigen Bestellungszeitraum um die verbleibenden Monate des Bestellungsjahres überschreiten.

Gemäß Empfehlung C.5 des Kodex soll ein Vorstand einer börsennotierten Gesellschaft keinen Aufsichtsratsvorsitz in einer konzernexternen börsennotierten Gesellschaft wahrnehmen. Herr Michael Rauch, der am 2. Juni 2022 zum Aufsichtsratsvorsitzenden der edding AG gewählt wurde,  ist zugleich auch Geschäftsführender Direktor (CFO) der im SDAX und TecDax notierten CompuGroup Medical SE & Co. KGaA. Herr Rauch hat gegenüber der edding AG erklärt, dass ihm für die Wahrnehmung der Aufgabe als Aufsichtsratsvorsitzender der edding AG dennoch genügend Zeit zur Verfügung steht und er das Mandat mit der gebotenen Regelmäßigkeit und Sorgfalt wahrnehmen kann.

Da der Aufsichtsrat lediglich aus drei Mitgliedern besteht, werden keine Ausschüsse gebildet. Stattdessen möchten wir, dass sich alle Aufsichtsratsmitglieder mit allen Themen auseinandersetzen. Vorschläge und Entscheidungen werden vom Aufsichtsrat als Ganzes erarbeitet. 

Bei Gesellschaften wie der edding AG mit einem Aufsichtsrat bestehend aus drei Personen entspricht der Prüfungsausschuss dem Gesamtaufsichtsrat.

Die edding AG folgt den Empfehlungen des DCGK zur Vorstandsvergütung – bis auf die im Folgenden genannten Ausnahmen. 

Die langfristige variable Vergütung der Vorstandsmitglieder der edding AG ist von der Erreichung langfristiger Ziele abhängig, wie sie in der Balanced Scorecard (BSC) für einen Mehrjahres-Zeitraum festgelegt werden (derzeit 2021 bis 2026). Nach Ablauf dieser Periode wird eine Bewertung vorgenommen und die kumulierte langfristige Vergütung für die betreffenden Jahre wird ausgezahlt. 

Eine Vergütung auf der Basis strategischer Zielgrößen, die vor Beginn eines jeden Geschäftsjahres definiert werden, verbunden mit einer um vier Jahre verzögerten Auszahlung, wie sie der DCGK 2020 vorsieht, sieht das Vergütungssystem der edding AG derzeit nicht vor. Vorstand und Aufsichtsrat der edding AG sieht die Knüpfung langfristiger Ziele an die Balanced Scorecard als geeignet an, um die  zukunftsgerichtete strategische Weiterentwicklung des Unternehmens zu fördern. 

Für die kurzfristige variable Vergütung wird dieser Empfehlung vollumfänglich entsprochen. 

Da die langfristigen strategischen Ziele für die edding Gruppe immer für einen mehrjährigen Zeitraum definiert und nicht für jedes Geschäftsjahr einzeln festgelegt werden, wie unter G.7 dargestellt, ist es auch für das Unternehmen vorteilhaft, wenn der Aufsichtrat bei  unvorhergesehenen Entwicklungen bezüglich der langfristigen Zielgrößen gewisse Anpassungsmöglichkeiten hat. 

Dagegen sind nachträgliche Veränderungen der Zielgrößen für kurzfristige variable Vergütungsbestandteile grundsätzlich nicht vorgesehen. Diese sind allenfalls in begründeten Ausnahmefällen denkbar, zum Beispiel bei strukturellen Veränderungen innerhalb des Konzerns.

Auf Basis der unter G.7 dargestellten Abweichung wird die Höhe der langfristigen variablen Vergütungsbestandteile erst nach Ablauf des jeweiligen Mehrjahres-Zeitraums festgestellt und nicht nach Ablauf eines jeden Geschäftsjahres. 

Für eine Gewährung der langfristig variablen Vergütungsbeträge in Aktien oder aktienbasiert ist der Börsenumsatz für die edding Vorzugsaktie zu gering und der Börsenkurs entsprechend zu volatil. Dem Sinn dieser Regelung wird durch die Abrechnung der Vergütung erst nach Ablauf eines mehrjährigen Zeitraums Rechnung getragen.

Archiv

Hier befinden sich die Entsprechenserklärungen der Vorjahre, die durch die jeweils aktuellen Fassungen ersetzt wurden:

Deutscher Corporate Governance Kodex

Deutscher Corporate Governance Kodex in der Fassung vom 16. Dezember 2019

Erklärung zur Unternehmensführung

Erklärung zur Unternehmensführung

Angaben nach §§ 289f, 315d HGB und Erläuterungen

Die edding Aktiengesellschaft bekennt sich zu einer verantwortungsvollen, an Wertschöpfung ausgerichteten Unternehmensführung. Sowohl die Transparenz der Grundsätze des Unternehmens als auch die Nachvollziehbarkeit seiner kontinuierlichen Entwicklung sollen gewährleistet sein um bei Kunden, Geschäftspartnern, Aktionären und Mitarbeitern Vertrauen zu schaffen, zu erhalten und zu stärken. 

Dabei richten sich die Handlungen von Vorstand, Aufsichtsrat und Mitarbeitern nach den gesetzlichen Bestimmungen, den Vorgaben der Satzung und einem verbindlichen Regelwerk nach betriebswirtschaftlichen und ethischen Grundsätzen.

An dieser Stelle geben wir unsere zuletzt veröffentlichte Entsprechenserklärung zum Deutschen Corporate Governance Kodex (DCGK 2020, Kodex in der Fassung vom 16. Dezember 2019) wieder.

Erklärung gemäß § 161 Abs. 1 S. 1 AktG zum Deutschen Corporate Governance Kodex

Vorstand und Aufsichtsrat der edding Aktiengesellschaft erklären Folgendes:

Die edding Aktiengesellschaft bekennt sich zu einer verantwortungsvollen, an Wertschöpfung ausgerichteten Leitung und Überwachung des Unternehmens. Sowohl die Transparenz der Grundsätze des Unternehmens als auch die Nachvollziehbarkeit seiner kontinuierlichen Entwicklung soll gewährleisten, bei Kunden, Geschäftspartnern und Aktionären Vertrauen zu schaffen, zu erhalten und zu stärken. Dabei bekennt sich die edding Aktiengesellschaft insbesondere auch zum Leitbild des Ehrbaren Kaufmanns.

Deshalb begrüßt die edding Aktiengesellschaft den Deutschen Corporate Governance Kodex und die in ihm zum Ausdruck gebrachten Wertvorstellungen. Den weitaus meisten der in diesem Kodex formulierten Standards und Empfehlungen wurde und wird entsprochen.

Die edding Aktiengesellschaft entspricht den Empfehlungen der Regierungskommission "Deutscher Corporate Governance Kodex" (DCGK) in der Fassung vom 16. Dezember 2019 seit Inkrafttreten dieser Fassung am 20. März 2020 mit folgenden Ausnahmen entsprochen und wird dies auch künftig so handhaben:

Empfehlungen B.3 – Erstbestellung von Vorstandsmitgliedern

Der Aufsichtsrat behält sich vor, im Falle einer unterjährigen Vorstandsbestellung von der Empfehlung des Kodex abzuweichen, die Erstbestellung eines Vorstandsmitgliedes auf längstens drei Jahre zu begrenzen. Zur besseren Abrechnung variabler Gehaltsbestandteile ist es wünschenswert, dass der Bestellungszeitraum jeweils an einem 31. Dezember endet; in diesem Falle könnte eine Erstbestellung einen dreijährigen Bestellungszeitraum um die verbleibenden Monate des Bestellungsjahres überschreiten.

Empfehlungen D.2, D.3, D.4 und D.5 DCGK – Ausschüsse des Aufsichtsrats

Da der Aufsichtsrat lediglich aus drei Mitgliedern besteht, werden keine Ausschüsse gebildet. Stattdessen möchten wir, dass sich alle Aufsichtsratsmitglieder mit allen Themen auseinandersetzen. Vorschläge und Entscheidungen werden vom Aufsichtsrat als Ganzes erarbeitet. 

Bei Gesellschaften wie der edding AG mit einem Aufsichtsrat bestehend aus drei Personen entspricht der Prüfungsausschuss dem Gesamtaufsichtsrat.

Empfehlungen G.1 bis G.16 DCGK – Vergütung des Vorstands

Die edding AG folgt den Empfehlungen des DCGK zur Vorstandsvergütung – bis auf die im Folgenden genannten Ausnahmen 

Empfehlung G.7 DCGK – Jährliche Festlegung aller Zielgrößen

Die langfristige variable Vergütung der Vorstandsmitglieder der edding AG ist von der Erreichung langfristiger Ziele abhängig, wie sie in der Balanced Scorecard (BSC) für einen Mehrjahres-Zeitraum festgelegt werden (derzeit 2021 bis 2026). Nach Ablauf dieser Periode wird eine Bewertung vorgenommen und die kumulierte langfristige Vergütung für die betreffenden Jahre wird ausgezahlt. 

Eine Vergütung auf der Basis strategischer Zielgrößen, die vor Beginn eines jeden Geschäftsjahres definiert werden, verbunden mit einer um vier Jahre verzögerten Auszahlung, wie sie der DCGK 2020 vorsieht, sieht das Vergütungssystem der edding AG derzeit nicht vor. Vorstand und Aufsichtsrat der edding AG sieht die Knüpfung langfristiger Ziele an die Balanced Scorecard als geeignet an, um die zukunftsgerichtete strategische Weiterentwicklung des Unternehmens zu fördern. 

Für die kurzfristige variable Vergütung wird dieser Empfehlung vollumfänglich entsprochen. 

Empfehlung G.8 DCGK – Nachträgliche Änderung der Zielgrößen 

Da die langfristigen strategischen Ziele für die edding Gruppe immer für einen mehrjährigen Zeitraum definiert und nicht für jedes Geschäftsjahr einzeln festgelegt werden, wie unter G.7 dargestellt, ist es auch für das Unternehmen vorteilhaft, wenn der Aufsichtsrat bei unvorhergesehenen Entwicklungen bezüglich der langfristigen Zielgrößen gewisse Anpassungsmöglichkeiten hat. 

Dagegen sind nachträgliche Veränderungen der Zielgrößen für kurzfristige variable Vergütungsbestandteile grundsätzlich nicht vorgesehen. Diese sind allenfalls in begründeten Ausnahmefällen denkbar, zum Beispiel bei strukturellen Veränderungen innerhalb des Konzerns.

Empfehlung G.9 DCGK – Jährliche Abrechnung der langfristigen Vergütung

Auf Basis der unter G.7 dargestellten Abweichung wird die Höhe der langfristigen variablen Vergütungsbestandteile erst nach Ablauf des jeweiligen Mehrjahres-Zeitraums festgestellt und nicht nach Ablauf eines jeden Geschäftsjahres.

Empfehlung G.10 DCGK- Aktienbasierte langfristige Vergütung

Für eine Gewährung der langfristig variablen Vergütungsbeträge in Aktien oder aktienbasiert ist der Börsenumsatz für die edding Vorzugsaktie zu gering und der Börsenkurs entsprechend zu volatil. Dem Sinn dieser Regelung wird durch die Abrechnung der Vergütung erst nach Ablauf eines mehrjährigen Zeitraums Rechnung getragen. 

Das derzeit gültige Vergütungssystem für Vorstand und Aufsichtsrat der Gesellschaft wurde vom Aufsichtsrat in seiner Sitzung vom 25. März 2021 mit Wirkung vom 1. April 2021 beschlossen und zuletzt durch die Hauptversammlung vom 2. Juni 2021 gebilligt. 

Für das Geschäftsjahr 2021 haben Vorstand und Aufsichtsrat erstmalig einen Vergütungsbericht nach § 162 AktG erstellt. Dieser wurde durch den Vorstand am 28. März 2022 sowie vom Aufsichtsrat in seiner Sitzung am 29. März 2022 beschlossen. 

Vergütungssystem und Vergütungsbericht nebst Prüfvermerk sowie Vergütungsbeschluss gemäß § 113 Abs. 3 AktG sind auf der Internetseite der edding AG unter der Adresse www.edding.com/de-de/investor-relations/corporate-governance/ öffentlich zugänglich. Hier werden künftig auch die jeweiligen Berichte der Vorjahre entsprechend der gesetzlich vorgeschriebenen Frist zu finden sein. 

Compliance Management System 

Die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben und internen Richtlinien (Compliance) ist für die edding AG eine unverzichtbare Grundlage einer erfolgreichen und nachhaltigen Unternehmensführung. Die unternehmensinternen Regeln und ethischen Grundsätze hat die edding AG mit dem edding INK Code dokumentiert. Der edding INK Code, der im firmeninternen Intranet zu finden ist, bildet die Basis des Compliance Management Systems (CMS). Basierend auf einer Compliance-Risikoanalyse wurden zur Sicherstellung von Compliance unter anderem Richtlinien zu Antikorruption, Kartellrecht und Datenschutz implementiert.

Darüber hinaus achtet jedes Mitglied des Vorstands darauf, dass im jeweiligen Ressort die geltenden Gesetze und Vorschriften eingehalten werden. Im Bereich der Produktsicherheit und der rechtlichen Rahmenbedingungen in Bezug auf unsere Produkte werden wir dabei von der Stabstelle Regulatory Affairs unterstützt, die regelmäßig Projekte zur Umsetzung und Einhaltung neuer Regelungen wesentlich mit vorantreibt. Hier sind insbesondere die EU-Chemikalienverordnung zur Registrierung, Bewertung, Zulassung und Beschränkung von Chemikalien („REACH“) sowie die EU-Biozidverordnung zu nennen, die den Einsatz von Chemikalien regelt. Das Monitoring der bestehenden rechtlichen Rahmenbedingungen in diesem Bereich stellen wir durch ein Rechtsquellenkataster sicher, das durch einen externen Dienstleister für uns erstellt und regelmäßig aktualisiert wird. 

Um Kenntnisse von möglichen Compliance-Verstößen zu erlangen, steht den Führungskräften und Mitarbeitern ein Hinweisgebersystem („Whistleblowing-System”) zur Verfügung, welches auf geeignete Weise die Möglichkeit einräumt, geschützt Hinweise auf Rechtsverstöße im Unternehmen zu geben. Zu diesem Zweck ist hinterlegt, dass Meldungen an einen unabhängigen Ombudsmann oder den Compliance Officer gehen. Ziel des Hinweisgebersystems ist, neben der frühzeitigen Aufdeckung, vor allem die Prävention interner Missstände und Risiken. Das Hinweisgebersystem ist auch für externe Dritte geöffnet. 

Die Weiterentwicklung des CMS erfolgt über die Stabsstelle GRC. Ziel ist es, das moderne CMS unter Berücksichtigung der edding Kultur, der bestehenden Unternehmensstrategie und des darauf ausgerichteten Balanced Scorecard Systems kontinuierlich weiter auszubauen. Die Weiterentwicklung und Schulungen zu compliancerelevanten Sachverhalten wurden auch in 2021 vorangetrieben und berücksichtigten die individuellen Anforderungen der einzelnen Tochtergesellschaften und gesetzliche Anforderungen. Die Stabsstelle berichtet an den Finanzvorstand, wobei alle Mitglieder des Vorstands die Weiterentwicklung unseres CMS als gemeinsame Aufgabe verstehen und daran mitwirken. 

Im Geschäftsjahr 2022 wird das CMS unter Berücksichtigung gesetzlicher Vorgaben und interner Richtlinien an die Strategie 2025+ angepasst.

Das Hinweisgebersystem steht auch externen Dritten zur Verfügung; die Kontaktdaten hierfür finden in unserem Code-of-Conduct. Dieser findet sich im Internet unter dem Link https://view.publitas.com/edding/edding-code-of-conduct-de/, worauf unsere Internetseite unter https://www.edding.com/de-de/unternehmen/nachhaltigkeit/strategie/ verweist. 

Nachhaltigkeit 

Daneben werden auch weitere Unternehmensführungspraktiken über die gesetzlichen Anforderungen hinaus angewandt, insbesondere zu Nachhaltigkeit. Diese sind in der Nichtfinanziellen Erklärung, die im zusammengefassten Lage- und Konzernlagebericht abgedruckt wird, näher erläutert und betreffen unter anderem Umwelt-, Arbeitnehmer- und Sozialbelange, die Achtung der Menschenrechte sowie Antikorruption. 

Die Führungsstruktur der edding AG entspricht dem dualen System des deutschen Aktienrechts.

Vorstand

Der Vorstand der edding AG bildet die oberste Führungsebene und bestand im Geschäftsjahr 2021 aus drei Mitgliedern. Wie bereits auf der Hauptversammlung am 2. Juni 2021 angekündigt, wird der Vorstand um das Ressort eines Chief Digital Officers (CDO) erweitert, in dem die Verantwortung für unsere Service Center Information Technology, Consumer Centricity und Data Management gebündelt werden sollen. Das CDO Ressort wird ab dem 1. März 2022 von Fränzi Kühne und Boontham Temaismithi gemeinsam übernommen, die sich damit – wohl als erstes Führungs-Tandem in einem börsennotierten Unternehmen in Deutschland – eine Vorstandsposition „teilen“. Formell wird die Berufung in den Vorstand voraussichtlich im Sommer nach der Hauptversammlung 2022 erfolgen.  

Der Vorstand führt die Geschäfte der edding AG in eigener Verantwortung im Rahmen der mit dem Aufsichtsrat abgestimmten Strategie und den genehmigten Jahresbudgets. Eine Geschäftsordnung regelt unter anderem zusätzlich die Rechtsgeschäfte von besonderer Bedeutung, für die eine Zustimmung des Aufsichtsrats erforderlich ist.

Zur Sicherstellung des Unternehmenserfolges und der Kontrolle der Prozesse sowie der Berücksichtigung äußerer Einflüsse hat der Vorstand ein systematisches Risikomanagement und internes Kontrollsystem installiert. Er wird dadurch in die Lage versetzt, relevante Veränderungen und Abweichungen frühzeitig zu erkennen und geeignete Maßnahmen zu treffen. Die langfristige Steuerung des Unternehmens erfolgt anhand eines Balanced-Scorecard-Systems. Nähere Erläuterungen hierzu finden sich im Abschnitt Steuerungssystem in unseren Geschäftsbericht.

Aufgabenverteilung und Arbeitsweise des Vorstands sind in einer Geschäftsordnung geregelt. Die im Geschäftsjahr 2021 gültige Geschäftsordnung vom 1. Januar 2020 wurde durch Beschluss des Aufsichtsrats im Dezember 2021 mit Wirkung vom 1. Januar 2022 aktualisiert und an die Strategie 2025+ angepasst. Danach ist die Ressortverteilung bis zur Besetzung der CDO-Vorstandsposition wie folgt geregelt:

Chief Executive Officer (unterstützt durch das CTO office)

  • BU Lifestyle 
  • Consumer Centricity (SC)
  • Data Management (SC)
  • Information Technology (SC)
  • Strategy (HF)
  • CR Coordination (HF)
  • Purpose & Brands (HF)
  • Human Relations (HF)
  • Organisational Development (HF)
  • eddingAgile (HF)

Chief Business Officer

  • BU Office & Industry Supplies
  • BU Creative & Home
  • BU Collaboration @ Work
  • BU Industrial Tech Solutions
  • BU New Ink Solutions
  • Sourcing & Development (SC)
  • Production & Technology (SC)
  • International Pricing (SC)
  • Corporate Innovation Management (HF)

Chief Financial Officer

  • Group Operations (SC)
  • Quality Assurance (SC)
  • Local Service Platforms (SC)
  • Facility Management (SC)
  • Governance, Risk, Compliance (HF)
  • Quality Management (HF)
  • Group Controlling (HF)
  • Group Accounting (HF)

Ab dem Zeitpunkt der Besetzung der CDO-Position gilt folgende Ressort-Aufteilung:

Chief Executive Officer (unterstützt durch das CTO office)

  • BU Lifestyle 
  • Strategy (HF)
  • CR Coordination (HF)
  • Purpose & Brands (HF)
  • Human Relations (HF)
  • Organisational Development (HF)
  • eddingAgile (HF)

Chief Business Officer

  • BU Office & Industry Supplies
  • BU Creative & Home
  • BU Collaboration @ Work
  • BU Industrial Tech Solutions
  • BU New Ink Solutions
  • Sourcing & Development (SC)
  • Production & Technology (SC)
  • International Pricing (SC)
  • Corporate Innovation Management (HF)

Chief Financial Officer

  • Group Operations (SC)
  • Quality Assurance (SC)
  • Local Service Platforms (SC)
  • Facility Management (SC)
  • Governance, Risk, Compliance (HF)
  • Quality Management (HF)
  • Group Controlling (HF)
  • Group Accounting (HF)

Chief Digital Officer

  • Consumer Centricity (SC)
  • Data Management (SC)
  • Information Technology (SC)

Der Vorstand ist für die Entwicklung der Unternehmensstrategie verantwortlich. Die Strategie ist allen Führungskräften und Mitarbeitern bekannt und - soweit sinnvoll - in ihren persönlichen Zielvereinbarungen verankert.

Mitglieder des Vorstands sollen zum Zeitpunkt ihrer Erstbestellung das 65. Lebensjahr noch nicht vollendet haben. Die Dienstverträge der Mitglieder des Vorstands sind grundsätzlich zeitlich befristet und enden spätestens mit Ablauf des Jahres, in dem das Vorstandsmitglied erstmalig eine ungekürzte gesetzliche Regel-Altersrente bezieht. Spätestens vier Jahre vor Erreichen dieser Grenze befasst sich der Aufsichtsrat gemeinsam mit dem Vorstand mit der langfristigen Nachfolgeplanung, um gegebenenfalls intern geeignete Kandidaten weiter zu entwickeln oder mit der externen Suche rechtzeitig zu beginnen. Auf diese Weise wollen Aufsichtsrat und Vorstand eine angemessene Übergangsphase gewährleisten.

Zur Arbeitsweise des Vorstands ist festzuhalten, dass dieser seine Entscheidungen in regelmäßigen Sitzungen, in Video- oder Telefonkonferenzen oder im Umlaufverfahren trifft. Die Beschlussfassung im Vorstand erfolgt grundsätzlich auf Grundlage einstimmiger Beschlüsse. Bei Meinungsverschiedenheiten innerhalb des Vorstands wird der Gegenstand zur Klärung an den Aufsichtsrat herangetragen.

Im Geschäftsjahr 2021 haben 36 Vorstandssitzungen – teilweise per Videokonferenz – stattgefunden. 

Aufsichtsrat 

Der Aufsichtsrat überwacht und berät den Vorstand bei der Führung des Unternehmens. Er besteht aus zwei Vertretern der Aktionäre sowie einem Vertreter der Arbeitnehmer und wählt aus seiner Mitte je einen Vorsitzenden und einen stellvertretenden Vorsitzenden. 

Die Zusammensetzung des Gremiums ergibt sich aus der folgenden Auflistung:

Chehab Wahby

  • Funktion im Aufsichtsrat: Aufsichtsratsvorsitzender
  • Status: unabhängiges Mitglied
  • Mitglied seit: 2007

Michael Rauch

  • Funktion im Aufsichtsrat: Stellvertretender Aufsichtsratsvorsitzender
  • Status: unabhängiges Mitglied
  • Mitglied seit: 2017

Anja Keihani

  • Funktion im Aufsichtsrat: Arbeitnehmervertreterin
  • Status: unabhängiges Mitglied
  • Mitglied seit: 2012

Die derzeitigen Mitglieder des Aufsichtsrats bekleiden keine weiteren Mandate in gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten und vergleichbaren Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen.

Herr Chehab Wahby ist trotz seiner mehr als 12-jährigen Zugehörigkeit (Grenze gemäß Ziffer C.7 des DCGK) zum Aufsichtsratsgremium weiterhin als unabhängiges Mitglied zu sehen, weil weder geschäftliche noch persönliche Abhängigkeiten zur Gesellschaft, zu deren Vorstand oder zu einem kontrollierenden Aktionär bestehen. 

Zum Financial Expert gemäß § 100 Abs. 5 AktG ist Herr Michael Rauch bestimmt. Mit Einführung des Finanzmarktintegritätsstärkungsgesetzes werden im Aufsichtsrat der edding AG als Unternehmen von öffentlichem Interesse künftig zwei sachverständige Personen für die Gebiete Rechnungslegung und Abschlussprüfung bestimmt. Da alle derzeitigen Mitglieder des Aufsichtsrats vor dem 1. Juli 2021 bestellt worden sind, gilt bisher noch die Übergangsvorschrift des § 12 Abs. 6 EGAktG. 

Ausschüsse sind nicht gebildet. Bei Gesellschaften wie der edding AG mit einem Aufsichtsrat bestehend aus drei Personen entspricht der Prüfungsausschuss dem Gesamtaufsichtsrat (§ 107 Abs. 4 Satz 2 AktG). Alle Beratungen und Entscheidungen werden im gesamten Aufsichtsrat getroffen.

Die Arbeitsweise des Aufsichtsrats regeln Satzung und Geschäftsordnung des Aufsichtsrats, in denen unter anderem folgendes bestimmt ist:

  • Der Aufsichtsrat tritt mindestens zweimal im Kalenderhalbjahr zu Präsenzsitzungen zusammen. Per Telefon oder Videokonferenz angeschlossene Mitglieder gelten dabei als anwesend.  Im Geschäftsjahr 2021 haben vier Aufsichtsratssitzungen stattgefunden. 
  • Abwesende Mitglieder können auch dadurch teilnehmen, dass sie schriftliche Stimmabgaben durch ein anderes Mitglied des Aufsichtsrats überreichen lassen. Die nachträgliche Stimmabgabe eines abwesenden Mitglieds ist nur zulässig, wenn kein Mitglied des Aufsichtsrats diesem Verfahren widerspricht.
  • Beschlüsse werden in den Sitzungen oder im Umlaufverfahren gefasst und bedürfen der Mehrheit der abgegebenen Stimmen. 
  • Der Aufsichtsratsvorsitzende entscheidet über die Hinzuziehung von Sachver-ständigen und Auskunftspersonen zur Beratung über einzelne Gegenstände der Tagesordnung. Die Teilnehmer an Aufsichtsratssitzungen müssen die Bestimmungen der Insiderregeln anerkannt haben. 
  • Jedes Aufsichtsratsmitglied hat potenzielle Interessenkonflikte, insbesondere solche, die aufgrund einer Beratung oder Organfunktion bei Kunden, Lieferanten, Kreditgebern oder sonstigen Geschäftspartnern entstehen können, dem Aufsichtsrat unverzüglich offen zu legen. 
  • Der Aufsichtsrat wird in seinem Bericht an die Hauptversammlung über aufgetretene Interessenkonflikte und deren Behandlung informieren. Im Jahr 2021 sind im Vorstand und im Aufsichtsrat wiederum keine Interessenkonflikte aufgetreten. 

Die jeweils gültige Geschäftsordnung des Aufsichtsrats wird auf der Internetseite der Gesellschaft unter https://www.edding.com/de-de/investor-relations/ueberblick/ veröffentlicht. 

Das Kompetenzprofil sowie die Ziele für die Zusammensetzung des Aufsichtsrats wurden zuletzt im Jahr 2020 neu gefasst. Diese gliedern sich in konkrete Ziele und Anforderungen an das Gesamtgremium sowie persönliche Voraussetzungen, die von jedem einzelnen Mitglied zu erfüllen sind. Die Anforderungen an das Gesamtgremium berücksichtigen unter anderem Branchenerfahrung, strategische Expertise, Finanzkenntnisse sowie Managementerfahrung, die mindestens durch einzelne Mitglieder des Gremiums abgedeckt werden sollen. Die persönlichen Voraussetzungen betreffen das Teilen der edding-Werte, Verständnis für die Anforderungen an Familienunternehmen sowie die Themen Kooperations- und Leistungsbereitschaft. Zum Stand der Umsetzung ist zu berichten, dass die benannten Ziele sowie das beschlossene Kompetenzprofil mit der aktuellen Zusammensetzung des Aufsichtsrats erreicht werden. Im Übrigen gab es im Berichtsjahr keine Veränderung in der Zusammensetzung des Aufsichtsrats.

Der Aufsichtsrat führt mindestens alle drei Jahre eine Selbstevaluierung durch. Die letzte Effizienzprüfung hat im Jahr 2021 stattgefunden. Die Prüfung basiert auf einer in Eigenregie durchgeführten Selbstbeurteilung anhand eines Fragebogens, den eine Wirtschaftsprüfungs¬gesellschaft zur Verfügung gestellt hatte. 

Zusammenarbeit zwischen Vorstand und Aufsichtsrat

Vorstand und Aufsichtsrat arbeiten kollegial und vertrauensvoll zusammen. Dazu gehört die laufende Unterrichtung über alle wesentlichen Geschäftsvorfälle und Entwicklungen sowie über unvorhergesehene Ereignisse. Basis der Zusammenarbeit sind ein detailliertes Berichtswesen über die laufende Geschäftsentwicklung sowie über Ergebnisse im Risikomanagement. 

Der Vorstand nimmt in der Regel an den Sitzungen des Aufsichtsrats teil. Daneben tagt der Aufsichtsrat regelmäßig auch ohne Anwesenheit des Vorstands. Zu einzelnen Tagesordnungspunkten werden fallweise weitere Sachverständige und Auskunftspersonen hinzugezogen. 

Die Sitzungsunterlagen werden den Teilnehmern rechtzeitig vorher zur Verfügung gestellt. Beschlüsse über Sachverhalte, die nicht auf der Tagungsordnung stehen, können nur gefasst werden, wenn kein Teilnehmer widerspricht. Über die Sitzungen wird ein schriftliches Protokoll verfasst, dem alle Sitzungsteilnehmer nach Durchsicht ausdrücklich zustimmen. 

Bei der Erstellung des Jahres- und Konzernabschlusses wird der Financial Expert des Aufsichtsrats frühzeitig von den Ergebnissen im Prüfungsprozess der Wirtschaftsprüfer unterrichtet. Wenn notwendig, unterrichtet er die übrigen Aufsichtsratsmitglieder vor der Sitzung zur Feststellung des Jahresabschlusses entsprechend. Damit ist sichergestellt, dass der Aufsichtsrat zur Feststellung des Jahresabschlusses ein fundiertes Urteil abgeben kann.

Der edding Konzern ist der Ansicht, dass Diversität in Führungspositionen wertvoll für die Unternehmensentwicklung und die gesellschaftliche Entwicklung ist. Die Zusammensetzung von Vorstand und Aufsichtsrat steht in Übereinstimmung mit der Satzung und den Bestimmungen des Aktiengesetzes sowie des Drittelbeteiligungsgesetzes. 

Vorstand und Aufsichtsrat streben an, dass die Geschlechter in allen relevanten Organen und Führungsebenen möglichst gleichwertig vertreten sind. Daher wurde beschlossen, dass für den Zeitraum bis zum 31. Dezember 2025 die neuen Zielwerte für den Frauenanteil generell auf 50 % angehoben werden sollen. Eine Anpassung der Zielgrößen an volle Personenzahlen erfolgt mit der nächsten Neufestlegung der Zielwerte. Für alle Posten in den genannten Organen und Führungsebenen wird daher bei gleicher Qualifikation bis zum Erreichen dieses Zielwerts einer Frau den Vorzug gegeben.

Vorstand

Die Zusammensetzung des Vorstands bestimmt sich nach dem Aktiengesetz sowie der Satzung der edding AG in der Fassung vom 2. Juni 2021. Danach besteht der Vorstand aus einer oder mehreren Personen, höchstens jedoch aus vier Mitgliedern. Im Hinblick auf die beabsichtigte Bestellung der CDO-Position durch zwei Personen im Rahmen eines Jobsharing-Modells ist vorgesehen, die in der Satzung vorgesehene Obergrenze der Anzahl der Vorstandsmitglieder zu streichen; dies soll im Rahmen der ordentlichen Hauptversammlung am 2. Juni 2022 erfolgen. 

Das Diversitätskon¬zept für die Zusammensetzung des Vorstands berücksichtigt im Hinblick auf die derzeitige Größe des Gremiums von drei Mitgliedern die im Gesetz festgelegten wesentlichen Aspekte. 

  • Alter: Die Dienstverträge der Mitglieder des Vorstands sind grundsätzlich zeitlich befristet und enden spätestens mit Ablauf des Jahres, in dem das Vorstandsmitglied erstmalig eine ungekürzte gesetzliche Regel-Altersrente bezieht. Mitglieder des Vorstands sollen zum Zeitpunkt ihrer Erstbestellung das 65. Lebensjahr noch nicht vollendet haben.
  • Geschlecht: Grundsätzlich ist es aus Gründen der Diversität wünschenswert, dass dem Vorstand auch mindestens eine Frau angehört; das ist zurzeit nicht der Fall. Für den Zeitraum bis zum 31. Dezember 2025 beträgt die Zielgröße wie oben dargestellt 50 %. Bei einer neuen Besetzung eines Vorstandspostens wird der Aufsichtsrat somit bei gleicher Qualifikation einer Frau den Vorzug geben. Mit der beabsichtigten Übernahme des CDO-Vorstandsressorts durch Fränzi Kühne und Boontham Temaismithi wird der Frauenanteil im Vorstand ab dem Zeitpunkt der Bestellung aus Sicht der edding AG 12,5 % betragen (31.12.2021 0%).
  • Bildungs- und Berufshintergrund: Der Vorstand soll insgesamt langjährige Managementerfahrung sowie Kompetenzen in den Bereichen Strategieentwicklung, Mitarbeiterführung, Leadership und Changemanagement aufweisen. Einzelne Mitglieder des Vorstands sollen über fundierte Erfahrung in den Fachgebieten Marketing, Vertrieb, Markenführung und Finanzen verfügen. 

Zur Art und Weise der Umsetzung dieses Konzepts ist anzumerken, dass es seit Anfang 2013 keine Veränderung in der Zusammensetzung des Vorstands gegeben hat und die Kriterien für den Bildungs- und Berufshintergrund durch die bestehenden Mitglieder erfüllt werden. 

Aufsichtsrat 

Die Zusammensetzung des Aufsichtsrats bestimmt sich nach dem Aktiengesetz, dem Drittelbeteiligungsgesetz sowie der Satzung der edding AG in der Fassung vom 9. Juni 2020. Danach besteht der Aufsichtsrat aus der nach § 95 AktG vorgesehenen Mindestanzahl von drei Mitgliedern. Das Diversitätskonzept für die Zusammensetzung des Aufsichtsrats berücksichtigt die folgenden Aspekte: 

  • Alter: Mitglieder des Aufsichtsrats sollen zum Zeitpunkt der Wahl das 70. Lebensjahr noch nicht vollendet haben. 
  • Geschlecht: Da dem Aufsichtsrat derzeit eine Frau angehört, ist die durch den Gesetzgeber geforderte Quote von mindestens 30 % Frauenanteil erfüllt. Für den Zeitraum bis zum 31. Dezember 2025 beträgt die Zielgröße wie oben dargestellt 50 %. Die nächsten Wahlen zum Aufsichtsrat finden im Jahr 2022 statt. 
  • Bildungs- und Berufshintergrund: Der Aufsichtsrat soll insgesamt über Erfahrung und Kompetenzen im Bereich der Strategieentwicklung und Changemanagement verfügen. Über einzelne Mitglieder soll der Aufsichtsrat über fundierte Erfahrung in den Fachgebieten Marketing, Vertrieb und Finanzen abgedeckt sein. Ein Mitglied mit besonderen Kenntnissen im Bereich Rechnungslegung und Finanzwesen wurde zum sogenannten Financial Expert gemäß § 100 Abs. 5 AktG bestimmt. Dies ist entsprechend im Kompetenzprofil für den Aufsichtsrat definiert. Nach den Wahlen zum Aufsichtsrat am 2. Juni 2022 werden gemäß § 100 Abs. 5 AktG zwei Mitglieder des Aufsichtsrats zu sachverständigen Personen für die Gebiete Rechnungslegung und Abschlussprüfung bestimmt.
  • Unabhängigkeit: Solange ein Mitglied der Aktionärsfamilie dem Vorstand angehört, soll es der Regelfall sein, dass alle Aufsichtsratsmitglieder als unabhängig anzusehen sind. Die Mitglieder des Aufsichtsrats sollten keine Organfunktion bei relevanten Kunden, Lieferanten, Kreditgebern oder sonstigen Geschäftspartnern des Unternehmens innehaben und nicht in einer geschäftlichen oder persönlichen Beziehung zum Vorstand der edding AG stehen, die einen Interessenkonflikt begründen könnten. Eine Beratungsfunktion diesen gegenüber ist dem Aufsichtsrat anzuzeigen, damit das eventuelle Bestehen eines Interessenkonflikts geprüft werden kann. 

Zur Art und Weise der Umsetzung ist anzumerken, dass es im Berichtsjahr keine Änderung in der Zusammensetzung des Aufsichtsrats gegeben hat und die Kriterien für den Bildungs- und Berufshintergrund durch die bestehenden Mitglieder erfüllt werden. 

Führungsebenen unterhalb des Vorstands

Für den Zeitraum bis zum 31. Dezember 2025 werden Zielgrößen erstmals auf Konzernebene festgelegt. Diese beträgt für beide Führungsebenen 50 %. Derzeit (Stand 31. Dezember 2021) beträgt der Frauenanteil in der ersten Führungsebene 40 % (31.12.2020: 33%) und in der zweiten Führungsebene 6 % (31.12.2020: 5%). Zusammengenommen beträgt der Frauenanteil in beiden Führungsebenen 24 % (31.12.2020: 19%). Die Zielgrößen wurden aufgrund geringer Fluktuation im Unternehmen nicht erreicht; seit Festlegung der Zielgrößen hat sich ein deutlicher Anstieg ergeben. 

Zielsetzung

Mit diesen Diversitätskonzepten wird die Zielsetzung verfolgt, die Werte Erfahrung, Kontinuität, Qualifikation und Diversität miteinander in Einklang zu bringen und zum Wohle des Unternehmens angemessen zu berücksichtigen. Dabei werden auch die Unternehmensgröße, die unternehmensspezifische Situation, die internationale Aufstellung des Unternehmens sowie die Aktionärsstruktur mit in Betracht gezogen. 

Der Aufsichtsrat wird diese Konzepte regelmäßig überprüfen und die Maßgaben falls erforderlich anpassen und fortschreiben. Über die Zusammensetzung von Vorstand und Aufsichtsrat und die Anzahl der betreffenden Mitglieder soll ebenfalls regelmäßig neu befunden werden, wenn sich der Umfang der Geschäftstätigkeit, der Gegenstand des Unternehmens oder die Aktionärsstruktur wesentlich verändern. Mögliche weitere Kriterien für die Zusammensetzung der beiden Organe werden erwogen, soweit diese für angemessen und zweckdienlich erachtet werden. 

Archiv

Hier befinden sich die Erklärungen zur Unternehmensführung der Vorjahre, die durch die jeweils aktuellen Fassungen ersetzt wurden:

Vergütungssystem und Vergütungsbericht

Vergütungssystem

Vergütungsbericht

Director's dealings

Angaben zur Person

  • Name: Per Ledermann

Grund der Meldung

  • Position oder Status: Vorsitzender des Vorstands
  • Art der Meldung: Erstmeldung

Angaben zum Emittenten

  • Name: edding AG
  • LEI: 529900UERRP8638PQC59

Angaben zum Geschäft

  • Finanzinstrument: Vorzugsaktie
  • ISIN: DE 0005647937
  • Art des Geschäfts: Annahme einer Erbschaft i.H.v. 242 Vorzugsaktien der edding AG in Erbengemeinschaft mit zwei weiteren Personen, die nicht den Meldepflichten nach Art. 19 MAR unterliegen.
  • Datum: 14. März 2022
  • Ort: Außerhalb eines Handelsplatzes

Angaben zur Person

  • Name: Per Ledermann

Grund der Meldung

  • Position oder Status: Vorsitzender des Vorstands
  • Art der Meldung: Erstmeldung

Angaben zum Emittenten

  • Name: edding AG
  • LEI: 529900UERRP8638PQC59

Angaben zum Geschäft

  • Finanzinstrument: Stammaktie
  • ISIN: DE 0005647903
  • Art des Geschäfts: Annahme einer Erbschaft i.H.v. 51 Stammaktien der edding AG in Erbengemeinschaft mit zwei weiteren Personen, die nicht den Meldepflichten nach Art. 19 MAR unterliegen.
  • Datum: 14. März 2022
  • Ort: Außerhalb eines Handelsplatzes

Angaben zur Person

  • Name: Luis Gabriel Ledermann

Grund der Meldung

  • Position oder Status: Der Meldepflichtige steht in enger Beziehung zu Per Ledermann, Vorsitzender des Vorstands
  • Art der Meldung: Erstmeldung

Angaben zum Emittenten

  • Name: edding AG
  • LEI: 529900UERRP8638PQC59

Angaben zum Geschäft

  • Finanzinstrument: Stammaktie
  • ISIN: DE 0005647903
  • Art des Geschäfts: Annahme einer Schenkung i.H.v. 3.500 Stück Stammaktien der edding AG
  • Datum: 8. Juli 2017
  • Ort: Außerhalb eines Handelsplatzes

Angaben zur Person

  • Name: Felip Elias Ledermann

Grund der Meldung

  • Position oder Status: Der Meldepflichtige steht in enger Beziehung zu Per Ledermann, Vorsitzender des Vorstands
  • Art der Meldung: Erstmeldung

Angaben zum Emittenten

  • Name: edding AG
  • LEI: 529900UERRP8638PQC59

Angaben zum Geschäft

  • Finanzinstrument: Stammaktie
  • ISIN: DE 0005647903
  • Art des Geschäfts: Annahme einer Schenkung i.H.v. 76.066 Stück Stammaktien der edding AG
  • Datum: 8. Juli 2017
  • Ort: Außerhalb eines Handelsplatzes

Angaben zur Person

  • Name: Felip Elias Ledermann

Grund der Meldung

  • Position oder Status: Der Meldepflichtige steht in enger Beziehung zu Per Ledermann, Vorsitzender des Vorstands
  • Art der Meldung: Erstmeldung

Angaben zum Emittenten

  • Name: edding AG
  • LEI: 529900UERRP8638PQC59

Angaben zum Geschäft

  • Finanzinstrument: Stammaktie
  • ISIN: DE 0005647903
  • Art des Geschäfts: Annahme einer Schenkung i.H.v. 100 Stück Stammaktien der edding AG
  • Datum: 3. März 2017
  • Ort: Außerhalb eines Handelsplatzes

Angaben zur Person

  • Name: Felip Elias Ledermann

Grund der Meldung

  • Position oder Status: Der Meldepflichtige steht in enger Beziehung zu Per Ledermann, Vorsitzender des Vorstands
  • Art der Meldung: Erstmeldung

Angaben zum Emittenten

  • Name: edding AG
  • LEI: 529900UERRP8638PQC59

Angaben zum Geschäft

  • Finanzinstrument: Vorzugsaktie
  • ISIN: DE 0005647937
  • Art des Geschäfts: Annahme einer Schenkung i.H.v. 2.055 Stück Vorzugsaktien der edding AG
  • Datum: 3. März 2017
  • Ort: Außerhalb eines Handelsplatzes

Angaben zur Person

  • Name: Per Ledermann

Grund der Meldung

  • Position oder Status: Vorsitzender des Vorstands
  • Art der Meldung: Erstmeldung

Angaben zum Emittenten

  • Name: edding AG
  • LEI: 529900UERRP8638PQC59

Angaben zum Geschäft

  • Finanzinstrument: Stammaktie
  • ISIN: DE 0005647903
  • Art des Geschäfts: Annahme einer Erbschaft als Alleinerbe i.H.v. 151 Stück Stammaktien der edding AG
  • Datum: 7. Oktober 2016
  • Ort: Außerhalb eines Handelsplatzes

Hinweisgebersystem

Hinweisgebersystem

Hinweise zu korruptem Verhalten, Verstöße zur Behandlung vertraulicher Daten und dem Datenschutz sollten umgehend der edding AG mitgeteilt werden, ebenso wie Beanstandungen oder Hinweise auf Verstöße gegen unseren Verhaltenskodex / Code of Conduct.

Hierdurch entstehen für die benachrichtigende Person / Unternehmen keine benachteiligenden oder disziplinarische Maßnahmen. Meldungen können auch anonymisiert abgeben werden. 

Hierzu wenden Sie sich bitte an:

Ansprechpartner

Lars Klein

Compliance-Beauftragter

E-Mail: lklein@edding.de
+49 (0)4102 808-351

Ansprechpartner

Kai-Oliver Rittner

Externe Ermittlungstelle

E-Mail: 
edding_compliance@peerspective.de
+49 (176) 822 671 70