Corporate Governance

An dieser Stelle geben wir unsere zuletzt veröffentlichte Entsprechenserklärung vom 20. Dezember 2024 zum Deutschen Corporate Governance Kodex (DCGK 2022, Kodex in der Fassung vom 28. April 2022) wieder.

Erklärung gemäß § 161 Abs. 1 S. 1 AktG zum Deutschen Corporate Governance Kodex 

Vorstand und Aufsichtsrat der edding Aktiengesellschaft erklären Folgendes: 

Die edding Aktiengesellschaft bekennt sich zu einer verantwortungsvollen, an Wertschöpfung ausgerichteten Leitung und Überwachung des Unternehmens. Sowohl die Transparenz der Grundsätze des Unternehmens als auch die Nachvollziehbarkeit seiner kontinuierlichen Entwicklung soll gewährleisten, bei Kunden, Geschäftspartnern und Aktionären Vertrauen zu schaffen, zu erhalten und zu stärken. Dabei bekennt sich die edding Aktiengesellschaft insbesondere auch zum Leitbild des Ehrbaren Kaufmanns. 

Deshalb begrüßt die edding Aktiengesellschaft den Deutschen Corporate Governance Kodex und die in ihm zum Ausdruck gebrachten Wertvorstellungen. Den weitaus meisten der in diesem Kodex formulierten Standards und Empfehlungen wurde und wird entsprochen. 

Die edding Aktiengesellschaft entspricht den Empfehlungen der Regierungskommission "Deutscher Corporate Governance Kodex" (DCGK) in der Fassung vom 28. April 2022 (veröffentlicht im Bundesanzeiger am 27.06.2022) mit folgenden Ausnahmen und wird dies auch künftig so handhaben: 

Empfehlung A.5 – Stellungnahme zur Angemessenheit und Wirksamkeit des internen Kontrollsystems und des Risikomanagementsystems 

Die edding AG erfüllt die gesetzlichen Anforderungen des § 289 HGB zur Offenlegung der wesentlichen Merkmale des internen Kontrollsystems (IKS) und des Risikomanagementsystems im Rahmen des Lageberichts. Anders als in der letzten Entsprechenserklärung angenommen, wird die Umsetzung eines neuen ERP-Systems noch mehr Zeit in Anspruch nehmen, so dass eine weitergehende Beschreibung der Systeme nebst entsprechender Stellungnahme zu deren Angemessenheit und Wirksamkeit einstweilen noch nicht zum Gegenstand des Lageberichts gemacht werden kann.  

Empfehlungen B.3 – Erstbestellung von Vorstandsmitgliedern 

Der Aufsichtsrat behält sich vor, im Falle einer unterjährigen Vorstandsbestellung von der Empfehlung des Kodex abzuweichen, die Erstbestellung eines Vorstandsmitgliedes auf längstens drei Jahre zu begrenzen. Zur besseren Abrechnung variabler Gehaltsbestandteile ist es wünschenswert, dass der Bestellungszeitraum jeweils an einem 31. Dezember endet; in diesem Falle könnte eine Erstbestellung einen dreijährigen Bestellungszeitraum um die verbleibenden Monate des Bestellungsjahres überschreiten. 

Empfehlungen D.2, D.3, und D.4 DCGK – Ausschüsse des Aufsichtsrats 

Da der Aufsichtsrat lediglich aus drei Mitgliedern besteht, werden keine Ausschüsse gebildet. Stattdessen möchten wir, dass sich alle Aufsichtsratsmitglieder mit allen Themen auseinandersetzen. Vorschläge und Entscheidungen werden vom Aufsichtsrat als Ganzes erarbeitet.  

Empfehlung D.3 – Prüfungsausschuss 

Bei Gesellschaften wie der edding AG mit einem Aufsichtsrat bestehend aus drei Personen entspricht der Prüfungsausschuss dem Gesamtaufsichtsrat.  

In Sitzungen des Aufsichtsrates, die Themen des Prüfungsausschusses betreffen, hat der Aufsichtsratsvorsitzende den Vorsitz inne. Dies korrespondiert mit der Intention des Gesetzgebers, für Aufsichtsräte mit lediglich drei Mitgliedern im Hinblick auf die Einrichtung eines Prüfungsausschuss Erleichterungen zu bewirken. 

Empfehlung F.2 DCGK – Externe Berichterstattung  

Hauptsächlich aus Kostengründen kann der Konzernabschluss weiterhin nicht innerhalb von 90 Tagen nach Geschäftsjahresende öffentlich zugänglich gemacht werden. Der Jahresabschluss wird jedoch vor Ablauf der Frist von vier Monaten nach Geschäftsjahresende gemäß § 325 Absatz 4 Handelsgesetzbuch beim elektronischen Bundesanzeiger eingereicht und zusätzlich auf der Internetseite bekannt gemacht. Im Übrigen werden die üblichen, eventuell vorläufigen Kennzahlen innerhalb von 90 Tagen durch Pressemitteilung veröffentlicht. Sobald sich die gestiegenen Anforderungen an die Nachhaltigkeitsberichterstattung eingespielt haben, wird die edding AG die Rückkehr zur 90-Tage-Frist in Erwägung ziehen.  

Empfehlungen G.1 bis G.16 DCGK – Vergütung des Vorstands 

Die edding AG folgt den Empfehlungen des DCGK zur Vorstandsvergütung – bis auf die im Folgenden genannten Ausnahmen.  

Empfehlung G.7 DCGK – Jährliche Festlegung aller Zielgrößen 

Die langfristige variable Vergütung der Vorstandsmitglieder der edding AG ist von der Erreichung langfristiger Ziele abhängig, wie sie in der Balanced Scorecard (BSC) für einen Mehrjahres-Zeitraum festgelegt werden (derzeit 2021 bis 2026); hier sind in nennenswertem Umfang auch Nachhaltigkeitsziele enthalten. Nach Ablauf dieser Periode wird eine Bewertung vorgenommen und die kumulierte langfristige Vergütung für die betreffenden Jahre wird ausgezahlt.  

Scheidet ein Vorstandsmitglied während eines festgelegten Mehrjahres-Zeitraumes aus, ist vorbehaltlich eines entsprechenden Aufsichtsratsbeschlusses beabsichtigt, eine entsprechende Auszahlung der variablen Vergütung in der Höhe vorzunehmen, wie sie bis dahin pro rata angefallen ist 

Eine Vergütung auf der Basis strategischer Zielgrößen, die vor Beginn eines jeden Geschäftsjahres definiert werden, verbunden mit einer um vier Jahre verzögerten Auszahlung, sieht das Vergütungssystem der edding AG derzeit nicht vor. Vorstand und Aufsichtsrat der edding AG sieht die Knüpfung langfristiger Ziele an die Balanced Scorecard als geeignet an, um die  zukunftsgerichtete strategische Weiterentwicklung des Unternehmens zu fördern.  

Für die kurzfristige variable Vergütung wird dieser Empfehlung vollumfänglich entsprochen.  

Empfehlung G.8 DCGK – Nachträgliche Änderung der Zielgrößen  

Da die langfristigen strategischen Ziele für die edding Gruppe immer für einen mehrjährigen Zeitraum definiert und nicht für jedes Geschäftsjahr einzeln festgelegt werden, wie unter G.7 dargestellt, ist es auch für das Unternehmen vorteilhaft, wenn der Aufsichtsrat bei  unvorhergesehenen Entwicklungen bezüglich der langfristigen Zielgrößen gewisse Anpassungsmöglichkeiten hat.  

Dagegen sind nachträgliche Veränderungen der Zielgrößen für kurzfristige variable Vergütungsbestandteile grundsätzlich nicht vorgesehen. Diese sind allenfalls in begründeten Ausnahmefällen denkbar, zum Beispiel bei strukturellen Veränderungen innerhalb des Konzerns.  

Empfehlung G.9 DCGK – Jährliche Abrechnung der langfristigen Vergütung 

Auf Basis der unter G.7 dargestellten Abweichung wird die Höhe der langfristigen variablen Vergütungsbestandteile erst nach Ablauf des jeweiligen Mehrjahres-Zeitraums festgestellt und nicht nach Ablauf eines jeden Geschäftsjahres.  

Empfehlung G.10 DCGK- Aktienbasierte langfristige Vergütung 

Für eine Gewährung der langfristig variablen Vergütungsbeträge in Aktien oder aktienbasiert ist der Börsenumsatz für die edding Vorzugsaktie zu gering und der Börsenkurs entsprechend zu volatil. Dem Sinn dieser Regelung wird durch die Abrechnung der Vergütung erst nach Ablauf eines mehrjährigen Zeitraums Rechnung getragen.  

Das derzeit gültige Vergütungssystem für Vorstand und Aufsichtsrat der Gesellschaft wurde vom Aufsichtsrat in seiner Sitzung vom 25. März 2021 mit Wirkung vom 1. April 2021 beschlossen und zuletzt durch die Hauptversammlung vom 2. Juni 2021 gebilligt.  

Für das Geschäftsjahr 2024 haben Vorstand und Aufsichtsrat wiederum einen Vergütungsbericht nach § 162 AktG erstellt. Dieser wurde durch den Vorstand am 21. Februar 2025 sowie vom Aufsichtsrat in seiner Sitzung am 06. März 2025 beschlossen.  

Vergütungssystem und Vergütungsbericht nebst Prüfvermerk sowie Vergütungsbeschluss gemäß § 113 Abs. 3 AktG sind auf der Internetseite der edding AG unter der Adresse www.edding.com/de-de/investor-relations/corporate-governance/ öffentlich zugänglich. Hier werden künftig auch die jeweiligen Berichte der Vorjahre entsprechend der gesetzlich vorgeschriebenen Frist zu finden sein.  

Compliance Management System 

Die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben und internen Richtlinien (Compliance) ist für die edding AG eine unverzichtbare Grundlage einer erfolgreichen und nachhaltigen Unternehmensführung. Die unternehmensinternen Regeln und ethischen Grundsätze hat die edding AG mit dem edding INK Code dokumentiert. Der edding INK Code, der im Intranet zu finden ist, bildet die Basis des Compliance Management Systems (CMS). Basierend auf einer Compliance-Risikoanalyse wurden zur Sicherstellung von Compliance unter anderem Richtlinien zu Antikorruption, Kartellrecht und Datenschutz implementiert, die im edding INK Code verankert sind.  

Darüber hinaus achtet jedes Mitglied des Vorstands darauf, dass im jeweiligen Ressort die geltenden Gesetze und Vorschriften eingehalten werden. In Bezug auf die Einhaltung der Anforderungen aus den Bereichen Produktsicherheit, Abfallrecht sowie weiteren relevanten Rechtsvorschriften (für Produkte und Produktkennzeichnungen) wird der Vorstand durch das Service Center (SC) Regulatory Affairs unterstützt. Das SC treibt regelmäßig Projekte zur Umsetzung und Einhaltung neuer Regelungen wesentlich mit voran. Hier sind insbesondere die EU-Chemikalienverordnung zur Registrierung, Bewertung, Zulassung und Beschränkung von Chemikalien („REACH“) sowie die EU-Biozidverordnung zu nennen, die den Einsatz von Chemikalien regelt.   

Zum Monitoring der bestehenden rechtlichen Rahmenbedingungen hat edding im Jahr 2024 ein digitales, KI-gestütztes Rechtsquellenkataster getestet. Es wird das Rechtsquellenkataster, das bisher manuell von einem externen Dienstleister gepflegt wurde, ersetzen. Meldungen über neue oder geänderte Rechtsvorschriften sowie aktuelle Rechtsprechung werden an das interne, digitale Taskmanagement-Tool übermittelt und automatisch den verantwortlichen Mitarbeitenden zugewiesen. Die Inbetriebnahme des Rechtsquellenkatasters ist für das erste Quartal 2025 geplant.  

Im Bereich des Datenschutzes arbeitet die edding AG mit einer externen, auf das Datenschutzrecht spezialisierten Kanzlei zusammen. Sie berät sowohl in nationalen als auch in internationalen Angelegenheiten. Die Beratungskanzlei stellt auch den externen Datenschutzbeauftragten für die deutschen Konzerngesellschaften der edding Gruppe. Die interne Koordination der datenschutzrechtlichen Sachverhalte erfolgt durch eine Datenschutzkoordinatorin.   

Um Kenntnisse von möglichen Compliance-Verstößen zu erlangen, steht den Führungskräften und Mitarbeitern ein Hinweisgebersystem („Whistleblowing-System”) zur Verfügung, welches auf geeignete Weise die Möglichkeit einräumt, geschützt Hinweise auf Rechtsverstöße im Unternehmen zu geben. Ziel des Hinweisgebersystems ist, neben der frühzeitigen Aufdeckung, vor allem die Prävention interner Missstände und Risiken. Das bestehende Hinweisgebersystem wurde an die Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetztes angepasst. Über verschiedene Meldekanäle können sich die Mitarbeiter vertraulich und auf Wunsch anonym an den Compliance Officer sowie an einen unabhängigen Ombudsmann wenden.  

Das Hinweisgebersystem steht auch externen Dritten zur Verfügung und ist im Code-of-Conduct (Verhaltenskodex für Geschäftspartner) hinterlegt, der im Internet unter https://www.edding.com/de-de/unternehmen/nachhaltigkeit/sustainability-strategie/ oder direkt unter dem Link  https://view.publitas.com/edding/edding-code-of-conduct-de/ zu finden ist.  

In dem Code of Conduct beschreibt die edding AG die Anforderungen und Grundsätze für die Zusammenarbeit mit Auftragnehmern, Lieferanten und Dienstleistern. Der vertraglich zu vereinbarende Code of Conduct verpflichtet diese, die jeweils geltenden nationalen Gesetze und die relevanten international anerkannten Normen, Leitsätze und Prinzipien, wie sie auch im edding INK Code verankert sind, einzuhalten.  

Das CMS von der edding AG ist ein systematisches Instrument, um rechts- und regelkonformes Verhalten im Konzern zu gewährleisten. Die ständige Weiterentwicklung erfolgt, unter Berücksichtigung der edding Kultur, der Unternehmensstrategie „profit-for“ und dem definierten Balanced Scorecard System, durch die Holdingfunktion GRC & QM. Die Weiterentwicklung und Schulungen zu compliancerelevanten Sachverhalten wurden auch in 2024 vorangetrieben und berücksichtigten die individuellen Anforderungen der einzelnen Tochtergesellschaften und gesetzliche Anforderungen.   

Die Holdingfunktion GRC & QM berichtet an den Finanzvorstand, wobei alle Mitglieder des Vorstands die Weiterentwicklung unseres CMS als gemeinsame Aufgabe verstehen und daran mitwirken. 

Nachhaltigkeit und Transformation zu einem „profit-for Unternehmen“ 

Wir sind der Überzeugung, dass Unternehmen die Verantwortung haben einen Beitrag für unsere soziale und ökologische Transformation zu leisten und dass nur solche Unternehmen langfristig ökonomisch erfolgreich sein können, die in ihrem Handeln auf ökologische, soziale und ökonomische sowie interne Nachhaltigkeit setzen.  

Bereits seit einigen Jahren haben wir in der Präambel unserer Satzung entsprechend festgelegt, dass die edding Gruppe die nachhaltige Entwicklung der Gesellschaft fördern soll mit dem Ziel, eine lebenswerte Welt für kommende Generationen zu erhalten und zu schaffen. Ein stabiles ökonomisches Fundament ist dabei nicht mehr unser Unternehmenszweck per se, sondern aus unserer Sicht die Voraussetzung, damit wir unseren Beitrag zum Erhalt einer solchen lebenswerten Welt leisten können.  

Dieser findet sich auch in unserem in 2024 angepassten höheren Unternehmenszweck („Purpose“): 

We are pioneers – We strive for a regenerative  
way of doing business. ​ 

Auf dem Weg zu einem regenerativen Unternehmen streben wir mit unserer derzeitigen Unternehmensstrategie die Transformation von einem profitorientierten Unternehmen („for-profit“) hin zu einem sinnökonomischen Unternehmen („profit-for“) an. Darunter verstehen wir, dass Profit kein Selbstzweck sein soll, sondern Mittel zum Zweck wird, unserer gesellschaftlichen Verantwortung nachzukommen. Wir sind dabei überzeugt, dass diese Ausrichtung auch die Grundlage für ökonomischen Erfolg legt. Der Gedanke, dass ein Unternehmen die Verantwortung hat, ganzheitlich einen gesellschaftlichen Beitrag zu leisten, ist schon seit der Zeit unserer Gründer Bestandteil im Erbgut des Unternehmens und hält nun auch ausdrücklich Einzug in unsere Strategie sowie unser strategisches Steuerungssystem in Form unserer Balanced Scorecard.  

Daneben werden auch weitere Unternehmensführungspraktiken zu Nachhaltigkeit teilweise über die gesetzlichen Anforderungen hinaus angewandt. Diese sind in der Nichtfinanziellen Erklärung, die im zusammengefassten Lage- und Konzernlagebericht abgedruckt wird, näher erläutert und betreffen unter anderem Umwelt-, Arbeitnehmer- und Sozialbelange, die Achtung der Menschenrechte sowie Antikorruption.  

Die Führungsstruktur der edding AG entspricht dem dualen System des deutschen Aktienrechts.  

Vorstand  

Der Vorstand der edding AG bildet die oberste Führungsebene und besteht aus vier Mitgliedern.  

Der Vorstand führt die Geschäfte der edding AG in eigener Verantwortung im Rahmen der mit dem Aufsichtsrat abgestimmten Strategie und den genehmigten Jahresbudgets. Eine Geschäftsordnung regelt unter anderem zusätzlich die Rechtsgeschäfte von besonderer Bedeutung, für die eine Zustimmung des Aufsichtsrats erforderlich ist.  

Zur Sicherstellung des Unternehmenserfolges und der Kontrolle der Prozesse sowie der Berücksichtigung äußerer Einflüsse hat der Vorstand ein systematisches Risikomanagement und internes Kontrollsystem installiert. Er wird dadurch in die Lage versetzt, relevante Veränderungen und Abweichungen frühzeitig zu erkennen und geeignete Maßnahmen zu treffen. Die langfristige Steuerung des Unternehmens erfolgt anhand eines Balanced-Scorecard-Systems. Nähere Erläuterungen hierzu finden sich im Abschnitt Steuerungssystem in unserem Geschäftsbericht. 

Aufgabenverteilung und Arbeitsweise des Vorstands sind in einer Geschäftsordnung geregelt. Die im Geschäftsjahr 2024 gültige Geschäftsordnung vom 18. Dezember 2023 sieht folgende Ressortverteilung vor.

Der Vorstand ist für die Entwicklung der Unternehmensstrategie verantwortlich. Die Strategie ist allen Führungskräften und Mitarbeitern bekannt und - soweit sinnvoll - in ihren persönlichen Zielvereinbarungen verankert. 

Mitglieder des Vorstands sollen zum Zeitpunkt ihrer Erstbestellung das 65. Lebensjahr noch nicht vollendet haben. Die Dienstverträge der Mitglieder des Vorstands sind grundsätzlich zeitlich befristet und enden spätestens mit Ablauf des Jahres, in dem das Vorstandsmitglied erstmalig eine ungekürzte gesetzliche Regel-Altersrente bezieht. Spätestens vier Jahre vor Erreichen dieser Grenze befasst sich der Aufsichtsrat gemeinsam mit dem Vorstand mit der langfristigen Nachfolgeplanung, um gegebenenfalls intern geeignete Kandidaten weiterzuentwickeln oder mit der externen Suche rechtzeitig zu beginnen. Auf diese Weise wollen Aufsichtsrat und Vorstand eine angemessene Übergangsphase gewährleisten. 

Zur Arbeitsweise des Vorstands ist festzuhalten, dass dieser seine Entscheidungen in regelmäßigen Sitzungen, in Video- oder Telefonkonferenzen oder im Umlaufverfahren trifft. Der Vorstand fasst seine Beschlüsse mittels Mehrheitsbeschluss. Bei Besetzung von einem Vorstandsressort durch zwei Personen verpflichten sich die beiden Personen zur Vorabfestlegung auf eine gemeinsame Stimme. Bei eventueller Stimmengleichheit besitzt der CEO ein Doppelstimmrecht, um einen Mehrheitsbeschluss sicherzustellen. Bei Meinungsverschiedenheiten innerhalb des Vorstands wird der Gegenstand zur Klärung an den Aufsichtsrat herangetragen. 

Im Geschäftsjahr 2024 haben 42 Vorstandssitzungen – meist per Videokonferenz – stattgefunden.  

Aufsichtsrat  

Der Aufsichtsrat überwacht und berät den Vorstand bei der Führung des Unternehmens. Er besteht aus zwei Vertretern der Aktionäre sowie einem Vertreter der Arbeitnehmer und wählt aus seiner Mitte je einen Vorsitzenden und einen stellvertretenden Vorsitzenden.  

Die derzeitigen Mitglieder des Aufsichtsrats bekleiden keine weiteren Mandate in gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten und vergleichbaren Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen. 

Ausschüsse sind nicht gebildet. Bei Gesellschaften wie der edding AG mit einem Aufsichtsrat bestehend aus drei Personen entspricht der Prüfungsausschuss dem Gesamtaufsichtsrat (§ 107 Abs. 4 Satz 2 AktG). Alle Beratungen und Entscheidungen werden im gesamten Aufsichtsrat getroffen. 

Financial Expert gemäß § 100 Abs. 5 AktG sind Herr Michael Rauch und Frau Patricia Lobinger. Deren Sachverstand auf den Gebieten Rechnungslegung und Abschlussprüfung lassen sich wie folgt beschreiben:   

• Michael Rauch verfügt über praktische und theoretische Kenntnisse in den Bereichen Rechnungslegung und Abschlussprüfung. Seine theoretischen Kenntnisse hat er insbesondere im Studium zum Diplom-Kaufmann an der Julius-Maximilians-Universität Würzburg mit den Studienfächern Revision und Treuhandwesen, Bankbetriebslehre und Controlling sowie relevanten Weiterbildungen zum MBA und CMA erworben und sich darin während seiner praktischen Tätigkeit ständig fortgebildet. Seit mehr als 20 Jahren hat Michael Rauch diese Kenntnisse in Finanzbereichen verschiedener Unternehmen in leitender Position zur Anwendung gebracht; dies umfasst die Aufstellung von Jahres- und Zwischenabschlüssen, die Anwendung von Rechnungslegungsgrundsätzen sowie die Pflege interner Kontroll- und Risikomanagementsysteme. Über Kenntnisse auf dem Gebiet der Abschlussprüfung verfügt Michael Rauch zusätzlich noch über seine mehrjährige Mitgliedschaft im Aufsichtsrat der edding Aktiengesellschaft, in dem er seit 2017 als Sachverständiger gemäß § 100 Abs. 5 AktG maßgeblich für den Aufsichtsrat in die Prüfung der Jahres- und Konzernabschlüsse eingebunden ist; hierzu gehört auch die Nachhaltigkeitsberichterstattung und ihre Prüfung.  

• Patricia Lobinger verfügt über praktische und theoretische Kenntnisse im Bereich Rechnungslegung. Ihre theoretischen Kenntnisse hat sie insbesondere im Studium zum Magister an der Wirtschaftsuniversität Wien mit dem Studienfach Internationaler Betriebswirtschaftslehre erworben und sich während ihrer praktischen Tätigkeit ständig fortgebildet. Danach hat Patricia Lobinger diese Kenntnisse im Finanzbereich der mobile.de GmbH in leitender Position zur Anwendung gebracht; dies umfasst die Aufstellung von Jahresabschlüssen, die Anwendung von Rechnungslegungs-grundsätzen sowie die Pflege interner Kontroll- und Risikomanagementsysteme. 

Die Arbeitsweise des Aufsichtsrats regeln Satzung und Geschäftsordnung des Aufsichtsrats, in denen unter anderem folgendes bestimmt ist: 

• Der Aufsichtsrat tritt mindestens zweimal im Kalenderhalbjahr zu Präsenzsitzungen zusammen. Per Telefon oder Videokonferenz angeschlossene Mitglieder gelten dabei als anwesend. Im Geschäftsjahr 2024 haben fünf Aufsichtsratssitzungen stattgefunden.  

• Abwesende Mitglieder können auch dadurch teilnehmen, dass sie schriftliche Stimmabgaben durch ein anderes Mitglied des Aufsichtsrats überreichen lassen. Die nachträgliche Stimmabgabe eines abwesenden Mitglieds ist nur zulässig, wenn kein Mitglied des Aufsichtsrats diesem Verfahren widerspricht. 

• Beschlüsse werden in den Sitzungen oder im Umlaufverfahren gefasst und bedürfen der Mehrheit der abgegebenen Stimmen.  

• Der Aufsichtsratsvorsitzende entscheidet über die Hinzuziehung von Sachverständigen und Auskunftspersonen zur Beratung über einzelne Gegenstände der Tagesordnung. Die Teilnehmer an Aufsichtsratssitzungen müssen die Bestimmungen der Insiderregeln anerkannt haben.  

• Jedes Aufsichtsratsmitglied hat potenzielle Interessenkonflikte, insbesondere solche, die aufgrund einer Beratung oder Organfunktion bei Kunden, Lieferanten, Kreditgebern oder sonstigen Geschäftspartnern entstehen können, dem Aufsichtsrat unverzüglich offen zu legen.  

• Der Aufsichtsrat wird in seinem Bericht an die Hauptversammlung über aufgetretene Interessenkonflikte und deren Behandlung informieren. Im Jahr 2024 sind im Vorstand und im Aufsichtsrat wiederum keine Interessenkonflikte aufgetreten.  

Die jeweils gültige Geschäftsordnung des Aufsichtsrats wird auf der Internetseite der Gesellschaft unter https://www.edding.com/de-de/investor-relations/ueberblick/ veröffentlicht.  

Das Kompetenzprofil sowie die Ziele für die Zusammensetzung des Aufsichtsrats wurden zuletzt im Jahr 2022 neu gefasst und um eine Qualifikationsmatrix ergänzt. Das Kompetenzprofil gliedert sich in konkrete Ziele und Anforderungen an das Gesamtgremium sowie persönliche Voraussetzungen, die von jedem einzelnen Mitglied zu erfüllen sind. Die Anforderungen an das Gesamtgremium berücksichtigen unter anderem strategische Expertise, Finanzkenntnisse, Nachhaltigkeit, Branchenerfahrung sowie Managementerfahrung, die mindestens durch einzelne Mitglieder des Gremiums abgedeckt werden sollen. Die persönlichen Voraussetzungen betreffen das Teilen der edding-Werte, Verständnis für die Anforderungen an Familienunternehmen sowie die Themen Kooperations- und Leistungsbereitschaft.  

Zum Stand der Umsetzung ist zu berichten, dass die benannten Ziele sowie das beschlossene Kompetenzprofil mit der aktuellen Zusammensetzung des Aufsichtsrats erreicht werden. Das ergibt sich auch aus der für den Aufsichtsrat aufgestellten Qualifikationsmatrix:  

Der Aufsichtsrat führt mindestens alle drei Jahre eine Selbstevaluierung durch. Die letzte Effizienzprüfung hat im Jahr 2024 stattgefunden. Die Prüfung basiert auf einer in Eigenregie durchgeführten Selbstbeurteilung anhand eines Fragebogens, den eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft zur Verfügung gestellt hatte.  

Zusammenarbeit zwischen Vorstand und Aufsichtsrat 

Vorstand und Aufsichtsrat arbeiten kollegial und vertrauensvoll zusammen. Dazu gehört die laufende Unterrichtung über alle wesentlichen Geschäftsvorfälle und Entwicklungen sowie über unvorhergesehene Ereignisse. Basis der Zusammenarbeit sind ein detailliertes Berichtswesen über die laufende Geschäftsentwicklung sowie über Ergebnisse im Risikomanagement.  

Der Vorstand nimmt in der Regel an den Sitzungen des Aufsichtsrats teil. Daneben tagt der Aufsichtsrat regelmäßig auch ohne Anwesenheit des Vorstands. Zu einzelnen Tagesordnungspunkten werden fallweise weitere Sachverständige und Auskunftspersonen hinzugezogen.  

Die Sitzungsunterlagen werden den Teilnehmern rechtzeitig vorher zur Verfügung gestellt. Beschlüsse über Sachverhalte, die nicht auf der Tagungsordnung stehen, können nur gefasst werden, wenn kein Teilnehmer widerspricht. Über die Sitzungen wird ein schriftliches Protokoll verfasst, dem alle Sitzungsteilnehmer nach Durchsicht ausdrücklich zustimmen.  

Bei der Erstellung des Jahres- und Konzernabschlusses werden die Financial Experts des Aufsichtsrats frühzeitig von den Ergebnissen im Prüfungsprozess der Wirtschaftsprüfer unterrichtet. Federführend wird diese Aufgabe von Frau Lobinger übernommen; sie unterrichtet die übrigen Aufsichtsratsmitglieder vor der Sitzung zur Feststellung des Jahresabschlusses entsprechend. Damit ist sichergestellt, dass der Aufsichtsrat zur Feststellung des Jahresabschlusses ein fundiertes Urteil abgeben kann. 

Der edding Konzern ist der Ansicht, dass Diversität in Führungspositionen wertvoll für die Unternehmensentwicklung und die gesellschaftliche Entwicklung ist. Die Zusammensetzung von Vorstand und Aufsichtsrat steht in Übereinstimmung mit der Satzung und den Bestimmungen des Aktiengesetzes sowie des Drittelbeteiligungsgesetzes.  

Vorstand und Aufsichtsrat streben an, dass die Geschlechter in allen relevanten Organen und Führungsebenen möglichst gleichwertig vertreten sind. Daher wurde beschlossen, dass für den Zeitraum bis zum 31. Dezember 2025 die neuen Zielwerte für den Frauenanteil generell auf 50 % angehoben werden sollen. Eine Anpassung der Zielgrößen an volle Personenzahlen erfolgt mit der nächsten Neufestlegung der Zielwerte. Für alle Posten in den genannten Organen und Führungsebenen wird daher bei gleicher Qualifikation bis zum Erreichen dieses Zielwerts einer Frau den Vorzug gegeben. 

Vorstand 

Die Zusammensetzung des Vorstands bestimmt sich nach dem Aktiengesetz sowie der Satzung der edding AG in der Fassung vom 05. Juli 2024. Danach können dem Vorstand zwei oder mehr Mitglieder angehörten.  

Das Diversitätskonzept für die Zusammensetzung des Vorstands berücksichtigt im Hinblick auf die derzeitige Größe des Gremiums von drei Mitgliedern die im Gesetz festgelegten wesentlichen Aspekte.  

• Alter: Die Dienstverträge der Mitglieder des Vorstands sind grundsätzlich zeitlich befristet und enden spätestens mit Ablauf des Jahres, in dem das Vorstandsmitglied erstmalig eine ungekürzte gesetzliche Regel-Altersrente bezieht. Mitglieder des Vorstands sollen zum Zeitpunkt ihrer Erstbestellung das 65. Lebensjahr noch nicht vollendet haben. 

• Geschlecht: Für den Zeitraum bis zum 31. Dezember 2025 beträgt die Zielgröße wie oben dargestellt 50 %. Bei einer neuen Besetzung eines Vorstandspostens wird der Aufsichtsrat somit bei gleicher Qualifikation einer Frau den Vorzug geben. Seit der Übernahme des CFO Vorstandsressorts durch Hadewych Vermunt beträgt der Frauenanteil im Vorstand nach Köpfen 50 % (31.12.2023 12,5%).  

• Bildungs- und Berufshintergrund: Der Vorstand soll insgesamt langjährige Managementerfahrung sowie Kompetenzen in den Bereichen Strategieentwicklung, Mitarbeiterführung, Leadership und Changemanagement aufweisen. Einzelne Mitglieder des Vorstands sollen über fundierte Erfahrung in den Fachgebieten Marketing, Vertrieb, Digitalisierung, Markenführung und Finanzen verfügen.  

Zur Art und Weise der Umsetzung dieses Konzepts ist anzumerken, dass die Kriterien für den Bildungs- und Berufshintergrund durch die bestehenden Mitglieder erfüllt werden.  

Aufsichtsrat  

Die Zusammensetzung des Aufsichtsrats bestimmt sich nach dem Aktiengesetz, dem Drittelbeteiligungsgesetz sowie der Satzung der edding AG in der Fassung vom 05. Juli 2024. Danach besteht der Aufsichtsrat aus der nach § 95 AktG vorgesehenen Mindestanzahl von drei Mitgliedern. Das Diversitätskonzept für die Zusammensetzung des Aufsichtsrats berücksichtigt die folgenden Aspekte:  

• Alter: Mitglieder des Aufsichtsrats sollen zum Zeitpunkt der Wahl das 70. Lebensjahr noch nicht vollendet haben.  

• Geschlecht: Da dem Aufsichtsrat derzeit zwei Frauen angehören, ist die durch den Gesetzgeber geforderte Quote von mindestens 30 % Frauenanteil erfüllt. Per 31. Dezember 2024 beträgt der Frauenanteil 67% (31.12.2023: 67 %). Für den Zeitraum bis zum 31. Dezember 2025 beträgt die Zielgröße wie oben dargestellt 50 %. Die nächsten Wahlen zum Aufsichtsrat finden im Jahr 2027 statt.  

• Bildungs- und Berufshintergrund: Gemäß dem oben dargestellten Kompetenzprofil soll der Aufsichtsrat insgesamt über Erfahrung und Kompetenzen im Bereich der Strategieentwicklung und Changemanagement verfügen. Über einzelne Mitglieder soll der Aufsichtsrat über fundierte Erfahrung in weiteren Fachgebieten abgedeckt sein. Zwei Mitglieder mit besonderen Kenntnissen in den Bereichen Rechnungslegung beziehungsweise Abschlussprüfung wurden zu sogenannten Financial Experts gemäß § 100 Abs. 5 AktG bestimmt. Zu weiteren Details verweisen wir auf den gesonderten Abschnitt zum Kompetenzprofil des Aufsichtsrats. 

• Unabhängigkeit: Solange ein Mitglied der Aktionärsfamilie dem Vorstand angehört, soll es der Regelfall sein, dass alle die Kapitalseite vertretenden Aufsichtsratsmitglieder als  unabhängig anzusehen sind. Die Mitglieder des Aufsichtsrats sollten keine Organfunktion bei relevanten Kunden, Lieferanten, Kreditgebern oder sonstigen Geschäftspartnern des Unternehmens innehaben und nicht in einer geschäftlichen oder persönlichen Beziehung zum Vorstand der edding AG stehen, die einen Interessenkonflikt begründen könnten. Eine Beratungsfunktion diesen gegenüber ist dem Aufsichtsrat anzuzeigen, damit das eventuelle Bestehen eines Interessenkonflikts geprüft werden kann.  

Zur Art und Weise der Umsetzung ist anzumerken, dass die Kriterien für den Bildungs- und Berufshintergrund durch die bestehenden Mitglieder erfüllt werden.  

Führungsebenen unterhalb des Vorstands 

Für den Zeitraum bis zum 31. Dezember 2025 werden Zielgrößen erstmals auf Konzernebene festgelegt. Diese beträgt für beide Führungsebenen 50%. Derzeit (Stand 31. Dezember 2024) beträgt der Frauenanteil in der ersten Führungsebene 41% (31.12.2023: 37%) und in der zweiten Führungsebene 20% (31.12.2023: 20%). Zusammengenommen beträgt der Frauenanteil in beiden Führungsebenen 30% (31.12.2023: 28%). Bei der Besetzung freier Führungspositionen sind Qualifikation und Berufserfahrung für uns am Ende ausschlaggebend. Darüber hinaus ist in einigen Fällen festzustellen, dass der Anteil der weiblichen Bewerberinnen teils deutlich unter    50% liegt. Dennoch konnte der Frauenanteil in beiden Ebenen zusammengenommen gehalten werden, auch wenn die Zielgrößen nicht erreicht sind; seit Festlegung dieser Zielgrößen hat sich insgesamt ein deutlicher Anstieg ergeben.  

Zielsetzung 

Mit diesen Diversitätskonzepten wird die Zielsetzung verfolgt, die Werte Erfahrung, Kontinuität, Qualifikation und Diversität miteinander in Einklang zu bringen und zum Wohle des Unternehmens angemessen zu berücksichtigen. Dabei werden auch die Unternehmensgröße, die unternehmensspezifische Situation, die internationale Aufstellung des Unternehmens sowie die Aktionärsstruktur mit in Betracht gezogen.  

Der Aufsichtsrat wird diese Konzepte regelmäßig überprüfen und die Maßgaben falls erforderlich anpassen und fortschreiben. Über die Zusammensetzung von Vorstand und Aufsichtsrat und die Anzahl der betreffenden Mitglieder soll ebenfalls regelmäßig neu befunden werden, wenn sich der Umfang der Geschäftstätigkeit, der Gegenstand des Unternehmens oder die Aktionärsstruktur wesentlich verändern. Mögliche weitere Kriterien für die Zusammensetzung der beiden Organe werden erwogen, soweit diese für angemessen und zweckdienlich erachtet werden.  

Ahrensburg, im Dezember 2024 

Vorstand und Aufsichtsrat der edding Aktiengesellschaft 

Aus Gründen der leichteren Lesbarkeit wird in dieser Erklärung auf eine geschlechtsspezifische Differenzierung verzichtet. 

Entsprechende Begriffe gelten im Sinne der Gleichbehandlung für alle Geschlechter.