Corporate Governance

An dieser Stelle geben wir unsere zuletzt veröffentlichte Entsprechenserklärung vom 20. Dezember 2023 zum Deutschen Corporate Governance Kodex (DCGK 2022, Kodex in der Fassung vom 28. April 2022) wieder.

Erklärung gemäß § 161 Abs. 1 S. 1 AktG zum Deutschen Corporate Governance Kodex

Vorstand und Aufsichtsrat der edding Aktiengesellschaft erklären Folgendes:

Die edding Aktiengesellschaft bekennt sich zu einer verantwortungsvollen, an Wertschöpfung ausgerichteten Leitung und Überwachung des Unternehmens. Sowohl die Transparenz der Grundsätze des Unternehmens als auch die Nachvollziehbarkeit seiner kontinuierlichen Entwicklung soll gewährleisten, bei Kunden, Geschäftspartnern und Aktionären Vertrauen zu schaffen, zu erhalten und zu stärken. Dabei bekennt sich die edding Aktiengesellschaft insbesondere auch zum Leitbild des Ehrbaren Kaufmanns.

Deshalb begrüßt die edding Aktiengesellschaft den Deutschen Corporate Governance Kodex und die in ihm zum Ausdruck gebrachten Wertvorstellungen. Den weitaus meisten der in diesem Kodex formulierten Standards und Empfehlungen wurde und wird entsprochen.

Die edding Aktiengesellschaft entspricht den Empfehlungen der Regierungskommission "Deutscher Corporate Governance Kodex" (DCGK) in der Fassung vom 28. April 2022 (veröffentlicht im Bundesanzeiger am 27.06.2022) mit folgenden Ausnahmen entsprochen und wird dies auch künftig so handhaben:

Empfehlung A.5 – Stellungnahme zur Angemessenheit und Wirksamkeit des internen Kontrollsystems und des Risikomanagementsystems

Die edding AG erfüllt die gesetzlichen Anforderungen des § 289 HGB zur Offenlegung der wesentlichen Merkmale des internen Kontrollsystems und des Risikomanagementsystems im Rahmen des Lageberichts. Eine weitergehende Beschreibung der Systeme und eine eigene Stellungnahme zu deren Angemessenheit und Wirksamkeit wir die edding AG mit dem Geschäftsbericht 2024 umsetzen.

Empfehlungen B.3 – Erstbestellung von Vorstandsmitgliedern

Der Aufsichtsrat behält sich vor, im Falle einer unterjährigen Vorstandsbestellung von der Empfehlung des Kodex abzuweichen, die Erstbestellung eines Vorstandsmitgliedes auf längstens drei Jahre zu begrenzen. Zur besseren Abrechnung variabler Gehaltsbestandteile ist es wünschenswert, dass der Bestellungszeitraum jeweils an einem 31. Dezember endet; in diesem Falle könnte eine Erstbestellung einen dreijährigen Bestellungszeitraum um die verbleibenden Monate des Bestellungsjahres überschreiten.

Empfehlungen C.5 DCGK – Vorstand einer börsennotierten Gesellschaft und Aufsichtsratsvorsitz

Gemäß Empfehlung C.5 des Kodex soll ein Vorstand einer börsennotierten Gesellschaft keinen Aufsichtsratsvorsitz in einer konzernexternen börsennotierten Gesellschaft wahrnehmen. Herr Michael Rauch, der am 2. Juni 2022 zum Aufsichtsratsvorsitzenden der edding AG gewählt wurde, ist zugleich auch Sprecher der Geschäftsführenden Direktoren und CFO der im SDAX und TecDax notierten CompuGroup Medical SE & Co. KGaA. Herr Rauch hat gegenüber der edding AG erklärt, dass ihm für die Wahrnehmung der Aufgabe als Aufsichtsratsvorsitzender der edding AG dennoch genügend Zeit zur Verfügung steht und er das Mandat mit der gebotenen Regelmäßigkeit und Sorgfalt wahrnehmen kann.

Empfehlungen D.2, D.3, und D.4 DCGK – Ausschüsse des Aufsichtsrats

Da der Aufsichtsrat lediglich aus drei Mitgliedern besteht, werden keine Ausschüsse gebildet. Stattdessen möchten wir, dass sich alle Aufsichtsratsmitglieder mit allen Themen auseinandersetzen. Vorschläge und Entscheidungen werden vom Aufsichtsrat als Ganzes erarbeitet.

Empfehlung D.3 – Prüfungsausschuss

Bei Gesellschaften wie der edding AG mit einem Aufsichtsrat bestehend aus drei Personen entspricht der Prüfungsausschuss dem Gesamtaufsichtsrat.

In Sitzungen des Aufsichtsrates, die Themen des Prüfungsausschusses betreffen, hat der Aufsichtsratsvorsitzende den Vorsitz inne. Dies korrespondiert mit der Intention des Gesetzgebers, für Aufsichtsräte mit lediglich drei Mitgliedern im Hinblick auf die Einrichtung eines Prüfungsausschuss Erleichterungen zu bewirken.

Empfehlung F.2 DCGK – Externe Berichterstattung

Hauptsächlich aus Kostengründen kann der Konzernabschluss bis auf Weiteres nicht innerhalb von 90 Tagen nach Geschäftsjahresende öffentlich zugänglich gemacht werden. Der Jahresabschluss wird jedoch in der Regel deutlich vor Ablauf der Frist von vier Monaten nach Geschäftsjahresende gemäß § 325 Absatz 4 Handelsgesetzbuch beim elektronischen Bundesanzeiger eingereicht und zusätzlich auf der Internetseite bekannt gemacht. Im Übrigen werden die üblichen, eventuell vorläufigen Kennzahlen innerhalb von 90 Tagen durch Pressemitteilung veröffentlicht. Sobald sich die gestiegenen Anforderungen zum technisch aufwendigen ESEF (European Single Electronic Format) Tagging des Konzernabschlusses, sowie den in den kommenden Jahren steigenden Anforderungen an die Nachhaltigkeits­berichterstattung eingespielt haben, werden wir die Rückkehr zur 90-Tage-Frist in Erwägung ziehen.

Empfehlungen G.1 bis G.16 DCGK – Vergütung des Vorstands

Die edding AG folgt den Empfehlungen des DCGK zur Vorstandsvergütung – bis auf die im Folgenden genannten Ausnahmen.

Empfehlung G.7 DCGK – Jährliche Festlegung aller Zielgrößen

Die langfristige variable Vergütung der Vorstandsmitglieder der edding AG ist von der Erreichung langfristiger Ziele abhängig, wie sie in der Balanced Scorecard (BSC) für einen Mehrjahres-Zeitraum festgelegt werden (derzeit 2021 bis 2026); hier sind in nennenswertem Umfang auch Nachhaltigkeitsziele enthalten. Nach Ablauf dieser Periode wird eine Bewertung vorgenommen und die kumulierte langfristige Vergütung für die betreffenden Jahre wird ausgezahlt.

Eine Vergütung auf der Basis strategischer Zielgrößen, die vor Beginn eines jeden Geschäftsjahres definiert werden, verbunden mit einer um vier Jahre verzögerten Auszahlung, wie sie der DCGK 2020 vorsieht, sieht das Vergütungssystem der edding AG derzeit nicht vor. Vorstand und Aufsichtsrat der edding AG sieht die Knüpfung langfristiger Ziele an die Balanced Scorecard als geeignet an, um die  zukunftsgerichtete strategische Weiterentwicklung des Unternehmens zu fördern.

Für die kurzfristige variable Vergütung wird dieser Empfehlung vollumfänglich entsprochen.

Empfehlung G.8 DCGK – Nachträgliche Änderung der Zielgrößen

Da die langfristigen strategischen Ziele für die edding Gruppe immer für einen mehrjährigen Zeitraum definiert und nicht für jedes Geschäftsjahr einzeln festgelegt werden, wie unter G.7 dargestellt, ist es auch für das Unternehmen vorteilhaft, wenn der Aufsichtsrat bei  unvorhergesehenen Entwicklungen bezüglich der langfristigen Zielgrößen gewisse Anpassungsmöglichkeiten hat.

Dagegen sind nachträgliche Veränderungen der Zielgrößen für kurzfristige variable Vergütungsbestandteile grundsätzlich nicht vorgesehen. Diese sind allenfalls in begründeten Ausnahmefällen denkbar, zum Beispiel bei strukturellen Veränderungen innerhalb des Konzerns.

Empfehlung G.9 DCGK – Jährliche Abrechnung der langfristigen Vergütung

Auf Basis der unter G.7 dargestellten Abweichung wird die Höhe der langfristigen variablen Vergütungsbestandteile erst nach Ablauf des jeweiligen Mehrjahres-Zeitraums festgestellt und nicht nach Ablauf eines jeden Geschäftsjahres.

Empfehlung G.10 DCGK- Aktienbasierte langfristige Vergütung

Für eine Gewährung der langfristig variablen Vergütungsbeträge in Aktien oder aktienbasiert ist der Börsenumsatz für die edding Vorzugsaktie zu gering und der Börsenkurs entsprechend zu volatil. Dem Sinn dieser Regelung wird durch die Abrechnung der Vergütung erst nach Ablauf eines mehrjährigen Zeitraums Rechnung getragen.

Das derzeit gültige Vergütungssystem für Vorstand und Aufsichtsrat der Gesellschaft wurde vom Aufsichtsrat in seiner Sitzung vom 25. März 2021 mit Wirkung vom 1. April 2021 beschlossen und zuletzt durch die Hauptversammlung vom 2. Juni 2021 gebilligt.

Für das Geschäftsjahr 2023 haben Vorstand und Aufsichtsrat wiederum einen Vergütungsbericht nach § 162 AktG erstellt. Dieser wurde durch den Vorstand am 22. März 2024 sowie vom Aufsichtsrat in seiner Sitzung am 11. April 2024 beschlossen.

Vergütungssystem und Vergütungsbericht nebst Prüfvermerk sowie Vergütungsbeschluss gemäß § 113 Abs. 3 AktG sind auf der Internetseite der edding AG unter der Adresse www.edding.com/de-de/investor-relations/corporate-governance/ öffentlich zugänglich. Hier werden künftig auch die jeweiligen Berichte der Vorjahre entsprechend der gesetzlich vorgeschriebenen Frist zu finden sein.

Compliance Management System

Die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben und internen Richtlinien (Compliance) ist für die edding AG eine unverzichtbare Grundlage einer erfolgreichen und nachhaltigen Unternehmensführung. Die unternehmensinternen Regeln und ethischen Grundsätze hat die edding AG mit dem edding INK Code dokumentiert. Der edding INK Code, der im firmeninternen Intranet zu finden ist, bildet die Basis des Compliance Management Systems (CMS). Basierend auf einer Compliance-Risikoanalyse wurden zur Sicherstellung von Compliance unter anderem Richtlinien zu Antikorruption, Kartellrecht und Datenschutz implementiert, die im edding INK Code verankert sind.

Darüber hinaus achtet jedes Mitglied des Vorstands darauf, dass im jeweiligen Ressort die geltenden Gesetze und Vorschriften eingehalten werden. In Bezug auf die Einhaltung der Anforderungen aus den Bereichen Produktsicherheit, Abfallrecht sowie weiteren relevanten Rechtsvorschriften (für Produkte und Produktkennzeichnungen) wird der Vorstand durch das Service Center (SC) Regulatory Affairs unterstützt. Das SC treibt regelmäßig Projekte zur Umsetzung und Einhaltung neuer Regelungen wesentlich mit voran. Hier sind insbesondere die EU-Chemikalienverordnung zur Registrierung, Bewertung, Zulassung und Beschränkung von Chemikalien („REACH“) sowie die EU-Biozidverordnung zu nennen, die den Einsatz von Chemikalien regelt.

Das Monitoring der bestehenden rechtlichen Rahmenbedingungen, in diesem und den anderen Unternehmensbereichen, stellen wir durch ein Rechtsquellenkataster sicher, das durch einen externen Dienstleister für uns erstellt und regelmäßig aktualisiert wird.

Im Bereich des Datenschutzes wird die edding AG durch einen externen Dienstleister, der auch den Datenschutzbeautragten stellt, beraten und gewährleisten somit die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben. Die Koordination der datenschutzrechtlichen Sachverhalte erfolgt intern durch die Holdingfunktion GRC.

Um Kenntnisse von möglichen Compliance-Verstößen zu erlangen, steht den Führungskräften und Mitarbeitern ein Hinweisgebersystem („Whistleblowing-System”) zur Verfügung, welches auf geeignete Weise die Möglichkeit einräumt, geschützt Hinweise auf Rechtsverstöße im Unternehmen zu geben. Ziel des Hinweisgebersystems ist, neben der frühzeitigen Aufdeckung, vor allem die Prävention interner Missstände und Risiken. Das bestehende Hinweisgebersystem wurde an die Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetztes angepasst. Über verschiedene Meldekanäle können sich die Mitarbeiter vertraulich und auf Wunsch anonym an den Compliance Officer sowie an einen unabhängigen Ombudsmann wenden.

Das Hinweisgebersystem steht auch externen Dritten zur Verfügung und ist im Code-of-Conduct (Verhaltenskodex für Geschäftspartner) hinterlegt, der im Internet unter https://www.edding.com/de-de/unternehmen/nachhaltigkeit/sustainability-strategie/ oder direkt unter dem Link  view.publitas.com/edding/edding-code-of-conduct-de/ zu finden ist.

In dem Code of Conduct beschreibt die edding AG die Anforderungen und Grundsätze für die Zusammenarbeit mit Auftragnehmern, Lieferanten und Dienstleistern. Der vertraglich zu vereinbarende Code of Conduct verpflichtet diese, die jeweils geltenden nationalen Gesetze und die relevanten international anerkannten Normen, Leitsätze und Prinzipien, wie sie auch im edding INK Code verankert sind, einzuhalten. Das CMS von der edding AG ist ein systematisches Instrument, um rechts- und regelkonformes Verhalten im Konzern zu gewährleisten. Die ständige Weiterentwicklung erfolgt, unter Berücksichtigung der edding Kultur, der Unternehmensstrategie und dem definierten Balanced Scorecard System, durch die Holdingfunktion GRC Die Weiterentwicklung und Schulungen zu compliancerelevanten Sachverhalten wurden auch in 2023 vorangetrieben und berücksichtigten die individuellen Anforderungen der einzelnen Tochtergesellschaften und gesetzliche Anforderungen.

Die Holdingfunktion GRC berichtet an den Finanzvorstand, wobei alle Mitglieder des Vorstands die Weiterentwicklung unseres CMS als gemeinsame Aufgabe verstehen und daran mitwirken.

Nachhaltigkeit und Transformation zu einem „Profit-for-Unternehmen“

Wir sind der Überzeugung, dass Unternehmen die Verantwortung haben einen Beitrag für unsere soziale und ökologische Transformation zu leisten und dass nur solche Unternehmen langfristig ökonomisch erfolgreich sein können, die in ihrem Handeln auf ökologische, soziale und ökonomische sowie interne Nachhaltigkeit setzen.

Bereits seit einigen Jahren haben wir in der Präambel unserer Satzung entsprechend festgelegt, dass die edding Gruppe die nachhaltige Entwicklung der Gesellschaft fördern soll mit dem Ziel, eine lebenswerte Welt für kommende Generationen zu erhalten und zu schaffen. Ein stabiles ökonomisches Fundament ist dabei nicht mehr unser Unternehmenszweck per se, sondern aus unserer Sicht die Voraussetzung, damit wir unseren Beitrag zum Erhalt einer solchen lebenswerten Welt leisten können.

Somit streben wir mit unserer derzeitigen Unternehmensstrategie die Transformation von einem profitorientierten Unternehmen („for-profit“) hin zu einem sinnökonomischen Unternehmen („profit-for“) an. Darunter verstehen wir, dass Profit kein Selbstzweck sein soll, sondern Mittel zum Zweck wird, unserer gesellschaftlichen Verantwortung nachzukommen. Dieser Gedanke an sich ist schon seit der Zeit unserer Gründer Bestandteil im Erbgut des Unternehmens und hält nun auch ausdrücklich Einzug in unsere Strategie sowie unser strategisches Steuerungssystem in Form unserer Balanced Scorecard.

Daneben werden auch weitere Unternehmensführungspraktiken zu Nachhaltigkeit teilweise über die gesetzlichen Anforderungen hinaus angewandt. Diese sind in der Nichtfinanziellen Erklärung, die im zusammengefassten Lage- und Konzernlagebericht abgedruckt wird, näher erläutert und betreffen unter anderem Umwelt-, Arbeitnehmer- und Sozialbelange, die Achtung der Menschenrechte sowie Antikorruption.

Vorstand

Die Zusammensetzung des Vorstands bestimmt sich nach dem Aktiengesetz sowie der Satzung der edding AG in der Fassung vom 2. Juni 2022. Danach können dem Vorstand zwei oder mehr Mitglieder angehörten. 

Das Diversitätskonzept für die Zusammensetzung des Vorstands berücksichtigt im Hinblick auf die derzeitige Größe des Gremiums von drei Mitgliedern die im Gesetz festgelegten wesentlichen Aspekte. 

• Alter: Die Dienstverträge der Mitglieder des Vorstands sind grundsätzlich zeitlich befristet und enden spätestens mit Ablauf des Jahres, in dem das Vorstandsmitglied erstmalig eine ungekürzte gesetzliche Regel-Altersrente bezieht. Mitglieder des Vorstands sollen zum Zeitpunkt ihrer Erstbestellung das 65. Lebensjahr noch nicht vollendet haben.
• Geschlecht: Grundsätzlich ist es aus Gründen der Diversität wünschenswert, dass dem Vorstand auch mindestens eine Frau angehört; das ist zurzeit nicht der Fall. Für den Zeitraum bis zum 31. Dezember 2025 beträgt die Zielgröße wie oben dargestellt 50 %. Bei einer neuen Besetzung eines Vorstandspostens wird der Aufsichtsrat somit bei gleicher Qualifikation einer Frau den Vorzug geben. Seit der Übernahme des CDO-Vorstandsressorts durch Fränzi Kühne und Boontham Temaismithi beträgt der Frauenanteil im Vorstand nach Köpfen 20 %; aufgrund der Tandem-Konstellation sieht die edding AG den Frauenanteil zum 31.12.2022 bei 12,5 % (31.12.2021 0%). 
• Bildungs- und Berufshintergrund: Der Vorstand soll insgesamt langjährige Managementerfahrung sowie Kompetenzen in den Bereichen Strategieentwicklung, Mitarbeiterführung, Leadership und Changemanagement aufweisen. Einzelne Mitglieder des Vorstands sollen über fundierte Erfahrung in den Fachgebieten Marketing, Vertrieb, Markenführung und Finanzen verfügen. 

Zur Art und Weise der Umsetzung dieses Konzepts ist anzumerken, dass die Kriterien für den Bildungs- und Berufshintergrund durch die bestehenden Mitglieder erfüllt werden. 

Aufsichtsrat 

Die Zusammensetzung des Aufsichtsrats bestimmt sich nach dem Aktiengesetz, dem Drittelbeteiligungsgesetz sowie der Satzung der edding AG in der Fassung vom 2. Juni 2022. Danach besteht der Aufsichtsrat aus der nach § 95 AktG vorgesehenen Mindestanzahl von drei Mitgliedern. Das Diversitätskonzept für die Zusammensetzung des Aufsichtsrats berücksichtigt die folgenden Aspekte: 

• Alter: Mitglieder des Aufsichtsrats sollen zum Zeitpunkt der Wahl das 70. Lebensjahr noch nicht vollendet haben. 
• Geschlecht: Da dem Aufsichtsrat derzeit zwei Frauen angehören, ist die durch den Gesetzgeber geforderte Quote von mindestens 30 % Frauenanteil erfüllt. Per 31. Dezember 2022 beträgt der Frauenanteil 67% (31.12.2021: 33 %). Für den Zeitraum bis zum 31. Dezember 2025 beträgt die Zielgröße wie oben dargestellt 50 %. 
• Bildungs- und Berufshintergrund: Gemäß dem oben dargestellten Kompetenzprofil soll der Aufsichtsrat insgesamt über Erfahrung und Kompetenzen im Bereich der Strategieentwicklung und Changemanagement verfügen. Über einzelne Mitglieder soll der Aufsichtsrat über fundierte Erfahrung in weiteren Fachgebieten abgedeckt sein. Zwei Mitglieder mit besonderen Kenntnissen in den Bereichen Rechnungslegung und Abschlussprüfung wurden zu sogenannten Financial Experts gemäß § 100 Abs. 5 AktG bestimmt. Zu weiteren Details verweisen wir auf den gesonderten Abschnitt zum Kompetenzprofil des Aufsichtsrats.
• Unabhängigkeit: Solange ein Mitglied der Aktionärsfamilie dem Vorstand angehört, soll es der Regelfall sein, dass alle Aufsichtsratsmitglieder als unabhängig anzusehen sind. Die Mitglieder des Aufsichtsrats sollten keine Organfunktion bei relevanten Kunden, Lieferanten, Kreditgebern oder sonstigen Geschäftspartnern des Unternehmens innehaben und nicht in einer geschäftlichen oder persönlichen Beziehung zum Vorstand der edding AG stehen, die einen Interessenkonflikt begründen könnten. Eine Beratungsfunktion diesen gegenüber ist dem Aufsichtsrat anzuzeigen, damit das eventuelle Bestehen eines Interessenkonflikts geprüft werden kann. 

Zur Art und Weise der Umsetzung ist anzumerken, dass die Kriterien für den Bildungs- und Berufshintergrund durch die bestehenden Mitglieder erfüllt werden. Dies gilt sowohl für den Stand zum 31. Dezember 2022, als auch für den Zeitraum vor den am 2. Juni 2022 stattgefundenen Neuwahlen zum Aufsichtsrat. 

Führungsebenen unterhalb des Vorstands

Für den Zeitraum bis zum 31. Dezember 2025 werden Zielgrößen erstmals auf Konzernebene festgelegt. Diese beträgt für beide Führungsebenen 50 %. Derzeit (Stand 31. Dezember 2022) beträgt der Frauenanteil in der ersten Führungsebene  43 % (31.12.2021: 40%) und in der zweiten Führungsebene 11 % (31.12.2021: 6%). Zusammengenommen beträgt der Frauenanteil in beiden Führungsebenen 28 % (31.12.2021: 24%). Bei der Besetzung freier Führungspositionen sind Qualifikation und Berufserfahrung für uns am Ende ausschlaggebend. Darüber hinaus ist in einigen Fällen festzustellen, dass der Anteil der weiblichen Bewerberinnen teils deutlich unter 50 % liegt.  Dennoch konnte der Frauenanteil erneut gesteigert werden, auch wenn die Zielgrößen noch nicht erreicht sind; seit Festlegung dieser Zielgrößen hat sich insgesamt ein deutlicher Anstieg ergeben. 

Zielsetzung

Mit diesen Diversitätskonzepten wird die Zielsetzung verfolgt, die Werte Erfahrung, Kontinuität, Qualifikation und Diversität miteinander in Einklang zu bringen und zum Wohle des Unternehmens angemessen zu berücksichtigen. Dabei werden auch die Unternehmensgröße, die unternehmensspezifische Situation, die internationale Aufstellung des Unternehmens sowie die Aktionärsstruktur mit in Betracht gezogen. 
Der Aufsichtsrat wird diese Konzepte regelmäßig überprüfen und die Maßgaben falls erforderlich anpassen und fortschreiben. Über die Zusammensetzung von Vorstand und Aufsichtsrat und die Anzahl der betreffenden Mitglieder soll ebenfalls regelmäßig neu befunden werden, wenn sich der Umfang der Geschäftstätigkeit, der Gegenstand des Unternehmens oder die Aktionärsstruktur wesentlich verändern. Mögliche weitere Kriterien für die Zusammensetzung der beiden Organe werden erwogen, soweit diese für angemessen und zweckdienlich erachtet werden. 

Der Aufsichtsrat führt mindestens alle drei Jahre eine Selbstevaluierung durch. Die letzte Effizienzprüfung hat im Jahr 2021 stattgefunden. Die Prüfung basiert auf einer in Eigenregie durchgeführten Selbstbeurteilung anhand eines Fragebogens, den eine Wirtschaftsprüfungs­gesellschaft zur Verfügung gestellt hatte.

Zusammenarbeit zwischen Vorstand und Aufsichtsrat

Vorstand und Aufsichtsrat arbeiten kollegial und vertrauensvoll zusammen. Dazu gehört die laufende Unterrichtung über alle wesentlichen Geschäftsvorfälle und Entwicklungen sowie über unvorhergesehene Ereignisse. Basis der Zusammenarbeit sind ein detailliertes Berichtswesen über die laufende Geschäftsentwicklung sowie über Ergebnisse im Risikomanagement.

Der Vorstand nimmt in der Regel an den Sitzungen des Aufsichtsrats teil. Daneben tagt der Aufsichtsrat regelmäßig auch ohne Anwesenheit des Vorstands. Zu einzelnen Tagesordnungspunkten werden fallweise weitere Sachverständige und Auskunftspersonen hinzugezogen.

Die Sitzungsunterlagen werden den Teilnehmern rechtzeitig vorher zur Verfügung gestellt. Beschlüsse über Sachverhalte, die nicht auf der Tagungsordnung stehen, können nur gefasst werden, wenn kein Teilnehmer widerspricht. Über die Sitzungen wird ein schriftliches Protokoll verfasst, dem alle Sitzungsteilnehmer nach Durchsicht ausdrücklich zustimmen.

Bei der Erstellung des Jahres- und Konzernabschlusses werden die Financial Experts des Aufsichtsrats frühzeitig von den Ergebnissen im Prüfungsprozess der Wirtschaftsprüfer unterrichtet. Federführend wird diese Aufgabe von Frau Lobinger übernommen; wenn notwendig, sie unterrichtet die übrigen Aufsichtsratsmitglieder vor der Sitzung zur Feststellung des Jahresabschlusses entsprechend. Damit ist sichergestellt, dass der Aufsichtsrat zur Feststellung des Jahresabschlusses ein fundiertes Urteil abgeben kann.

Der edding Konzern ist der Ansicht, dass Diversität in Führungspositionen wertvoll für die Unternehmensentwicklung und die gesellschaftliche Entwicklung ist. Die Zusammensetzung von Vorstand und Aufsichtsrat steht in Übereinstimmung mit der Satzung und den Bestimmungen des Aktiengesetzes sowie des Drittelbeteiligungsgesetzes.

Vorstand und Aufsichtsrat streben an, dass die Geschlechter in allen relevanten Organen und Führungsebenen möglichst gleichwertig vertreten sind. Daher wurde beschlossen, dass für den Zeitraum bis zum 31. Dezember 2025 die neuen Zielwerte für den Frauenanteil generell auf 50 % angehoben werden sollen. Eine Anpassung der Zielgrößen an volle Personenzahlen erfolgt mit der nächsten Neufestlegung der Zielwerte. Für alle Posten in den genannten Organen und Führungsebenen wird daher bei gleicher Qualifikation bis zum Erreichen dieses Zielwerts einer Frau den Vorzug gegeben.

Vorstand

Die Zusammensetzung des Vorstands bestimmt sich nach dem Aktiengesetz sowie der Satzung der edding AG in der Fassung vom 14. Juni 2023. Danach können dem Vorstand zwei oder mehr Mitglieder angehörten.

Das Diversitätskon­zept für dieZusammensetzung des Vorstands berücksichtigt im Hinblick auf die derzeitige Größe des Gremiums von drei Mitgliedern die im Gesetz festgelegten wesentlichen Aspekte.

• Alter: Die Dienstverträge der Mitglieder des Vorstands sind grundsätzlich zeitlich befristet und enden spätestens mit Ablauf des Jahres, in dem das Vorstandsmitglied erstmalig eine ungekürzte gesetzliche Regel-Altersrente bezieht. Mitglieder des Vorstands sollen zum Zeitpunkt ihrer Erstbestellung das 65. Lebensjahr noch nicht vollendet haben.
• Geschlecht: Für den Zeitraum bis zum 31. Dezember 2025 beträgt die Zielgröße wie oben dargestellt 50 %. Bei einer neuen Besetzung eines Vorstandspostens wird der Aufsichtsrat somit bei gleicher Qualifikation einer Frau den Vorzug geben. Seit der Übernahme des CDO-Vorstandsressorts durch Fränzi Kühne und Boontham Temaismithi beträgt der Frauenanteil im Vorstand nach Köpfen 20 %; aufgrund der Tandem-Konstellation sieht die edding AG den Frauenanteil zum 31.12.2023 bei 12,5 % (31.12.2022 12,5%).
• Bildungs- und Berufshintergrund: Der Vorstand soll insgesamt langjährige Managementerfahrung sowie Kompetenzen in den Bereichen Strategieentwicklung, Mitarbeiterführung, Leadership und Changemanagement aufweisen. Einzelne Mitglieder des Vorstands sollen über fundierte Erfahrung in den Fachgebieten Marketing, Vertrieb, Digitalisierung, Markenführung und Finanzen verfügen.

Zur Art und Weise der Umsetzung dieses Konzepts ist anzumerken, dass die Kriterien für den Bildungs- und Berufshintergrund durch die bestehenden Mitglieder erfüllt werden.

Aufsichtsrat

Die Zusammensetzung des Aufsichtsrats bestimmt sich nach dem Aktiengesetz, dem Drittelbeteiligungsgesetz sowie der Satzung der edding AG in der Fassung vom 2. Juni 2022. Danach besteht der Aufsichtsrat aus der nach § 95 AktG vorgesehenen Mindestanzahl von drei Mitgliedern. Das Diversitätskonzept für die Zusammensetzung des Aufsichtsrats berücksichtigt die folgenden Aspekte:

• Alter: Mitglieder des Aufsichtsrats sollen zum Zeitpunkt der Wahl das 70. Lebensjahr noch nicht vollendet haben.
• Geschlecht: Da dem Aufsichtsrat derzeit zwei Frauen angehören, ist die durch den Gesetzgeber geforderte Quote von mindestens 30 % Frauenanteil erfüllt. Per 31. Dezember 2023 beträgt der Frauenanteil 67% (31.12.2022: 67 %). Für den Zeitraum bis zum 31. Dezember 2025 beträgt die Zielgröße wie oben dargestellt 50 %. Die nächsten Wahlen zum Aufsichtsrat finden im Jahr 2027 statt.
• Bildungs- und Berufshintergrund: Gemäß dem oben dargestellten Kompetenzprofil soll der Aufsichtsrat insgesamt über Erfahrung und Kompetenzen im Bereich der Strategieentwicklung und Changemanagement verfügen. Über einzelne Mitglieder soll der Aufsichtsrat über fundierte Erfahrung in weiteren Fachgebieten abgedeckt sein. Zwei Mitglieder mit besonderen Kenntnissen in den Bereichen Rechnungslegung beziehungsweise Abschlussprüfung wurden zu sogenannten Financial Experts gemäß § 100 Abs. 5 AktG bestimmt. Zu weiteren Details verweisen wir auf den gesonderten Abschnitt zum Kompetenzprofil des Aufsichtsrats.
• Unabhängigkeit: Solange ein Mitglied der Aktionärsfamilie dem Vorstand angehört, soll es der Regelfall sein, dass alle Aufsichtsratsmitglieder als unabhängig anzusehen sind. Die Mitglieder des Aufsichtsrats sollten keine Organfunktion bei relevanten Kunden, Lieferanten, Kreditgebern oder sonstigen Geschäftspartnern des Unternehmens innehaben und nicht in einer geschäftlichen oder persönlichen Beziehung zum Vorstand der edding AG stehen, die einen Interessenkonflikt begründen könnten. Eine Beratungsfunktion diesen gegenüber ist dem Aufsichtsrat anzuzeigen, damit das eventuelle Bestehen eines Interessenkonflikts geprüft werden kann.

Zur Art und Weise der Umsetzung ist anzumerken, dass die Kriterien für den Bildungs- und Berufshintergrund durch die bestehenden Mitglieder erfüllt werden..

Führungsebenen unterhalb des Vorstands

Für den Zeitraum bis zum 31. Dezember 2025 werden Zielgrößen erstmals auf Konzernebene festgelegt. Diese beträgt für beide Führungsebenen 50 %. Derzeit (Stand 31. Dezember 2023) beträgt der Frauenanteil in der ersten Führungsebene  37% (31.12.2022: 43%) und in der zweiten Führungsebene 20% (31.12.2022: 11%). Zusammengenommen beträgt der Frauenanteil in beiden Führungsebenen 28% (31.12.2022: 28%). Bei der Besetzung freier Führungspositionen sind Qualifikation und Berufserfahrung für uns am Ende ausschlaggebend. Darüber hinaus ist in einigen Fällen festzustellen, dass der Anteil der weiblichen Bewerberinnen teils deutlich unter 50 % liegt.  Dennoch konnte der Frauenanteil in beiden Ebenen zusammengenommen gehalten werden, auch wenn die Zielgrößen nicht erreicht sind; seit Festlegung dieser Zielgrößen hat sich insgesamt ein deutlicher Anstieg ergeben.

Zielsetzung

Mit diesen Diversitätskonzepten wird die Zielsetzung verfolgt, die Werte Erfahrung, Kontinuität, Qualifikation und Diversität miteinander in Einklang zu bringen und zum Wohle des Unternehmens angemessen zu berücksichtigen. Dabei werden auch die Unternehmensgröße, die unternehmensspezifische Situation, die internationale Aufstellung des Unternehmens sowie die Aktionärsstruktur mit in Betracht gezogen.

Der Aufsichtsrat wird diese Konzepte regelmäßig überprüfen und die Maßgaben falls erforderlich anpassen und fortschreiben. Über die Zusammensetzung von Vorstand und Aufsichtsrat und die Anzahl der betreffenden Mitglieder soll ebenfalls regelmäßig neu befunden werden, wenn sich der Umfang der Geschäftstätigkeit, der Gegenstand des Unternehmens oder die Aktionärsstruktur wesentlich verändern. Mögliche weitere Kriterien für die Zusammensetzung der beiden Organe werden erwogen, soweit diese für angemessen und zweckdienlich erachtet werden.

Ahrensburg, im April 2024

Vorstand und Aufsichtsrat der edding Aktiengesellschaft

Aus Gründen der leichteren Lesbarkeit wird in dieser Erklärung auf eine geschlechtsspezifische Differenzierung verzichtet. Entsprechende Begriffe gelten im Sinne der Gleichbehandlung für alle Geschlechter.