Erklärung zur Unternehmensführung nach §289a HGB

Die edding Aktiengesellschaft bekennt sich zu einer verantwortungsvollen, an Wertschöpfung ausgerichteten Unternehmensführung. Sowohl die Transparenz der Grundsätze des Unternehmens als auch die Nachvollziehbarkeit seiner kontinuierlichen Entwicklung soll gewährleistet sein, um bei Kunden, Geschäftspartnern, Aktionären und Mitarbeitern Vertrauen zu schaffen, zu erhalten und zu
stärken.

Dabei richten sich die Handlungen von Vorstand, Aufsichtsrat und Mitarbeitern nach den gesetzlichen Bestimmungen, den Vorgaben der Satzung und einem verbindlichen Regelwerk nach betriebswirtschaftlichen und ethischen Grundsätzen. 


Erklärung gemäß § 161 AktG

Die edding Aktiengesellschaft begrüßt den Deutschen Corporate Governance Kodex und die in ihm zum Ausdruck gebrachten Wertvorstellungen. Den weitaus meisten der in diesem Kodex formulierten Standards und Empfehlungen wird entsprochen. Die Einzelheiten zum Corporate Governance Bericht sind in diesem Geschäftsbericht und auf der Internetseite www.edding-ag.de in der Rubrik „Investor Relations / Corporate Governance" veröffentlicht.

Wesentliche Praktiken der Unternehmensführung

Die Führungsstruktur der edding AG entspricht dem dualen System des deutschen Aktienrechts.

Vorstand

Der Vorstand der edding AG besteht zurzeit aus einem Mitglied.

Der Vorstand führt die Geschäfte der edding AG in eigener Verantwortung im Rahmen der mit dem Aufsichtsrat abgestimmten Strategie und den genehmigten Jahresbudgets. Eine Geschäftsordnung
regelt unter anderem zusätzlich die Rechtsgeschäfte von besonderer Bedeutung, für die eine Zustimmung des Aufsichtsrats erforderlich ist.

Zur Sicherstellung des Unternehmenserfolges und der Kontrolle der Prozesse sowie der Berücksichtigung äußerer Einflüsse hat der Vorstand ein systematisches Risikomanagement und internes Kontrollsystem installiert. Er wird dadurch in die Lage versetzt, relevante Veränderungen und Abweichungen frühzeitig zu erkennen und geeignete Maßnahmen zu treffen.

Oberste Führungsebene des edding Konzerns bildet die Geschäftsleitung. Dieses Gremium wurde im Zuge der zu Beginn des Jahres 2009 umgesetzten Ausrichtung der edding AG als Finanzholding
eingesetzt. Die Geschäftsleitung setzt sich wie folgt zusammen:

• Per Ledermann, Vorstand edding AG, Ressorts Marketing, Personal und Vertrieb Übersee
• Thorsten Streppelhoff, Geschäftsführer edding International GmbH, Ressorts Vertrieb Europa,

Einkauf und Logistik

• Sönke Gooß, Commercial Director edding AG, Ressorts Finanzen und IT

Aufgabenverteilung und Arbeitsweise der Geschäftsleitung sind in einer Geschäftsordnung geregelt. Die Geschäftsleitung trifft ihre Entscheidungen in  regelmäßigen Sitzungen, in Telefonkonferenzen
oder im Umlaufverfahren. 

Die Geschäftsleitung ist für die Entwicklung der Unternehmensstrategie verantwortlich. Die Strategie ist allen Führungskräften und Mitarbeitern bekannt  und - soweit sinnvoll - in ihren persönlichen Zielvereinbarungen verankert.

Aufsichtsrat

Der Aufsichtsrat überwacht und berät den Vorstand bei der Führung des Unternehmens. Er besteht aus zwei Vertretern der Aktionäre sowie einem Vertreter der Arbeitnehmer und wählt aus seiner Mitte
je einen Vorsitzenden und einen stellvertretenden Vorsitzenden. 

Ausschüsse sind nicht gebildet. Alle Beratungen und Entscheidungen werden im gesamten Aufsichtsrat getroffen.

Die Arbeitsweise des Aufsichtsrats regeln Satzung und Geschäftsordnung des Aufsichtsrats, in denen unter anderem folgendes bestimmt ist:

• Der Aufsichtsrat tritt mindestens viermal im Kalenderjahr zu Präsenzsitzungen zusammen.

Abwesende Mitglieder können auch dadurch teilnehmen, dass sie schriftliche Stimmabgaben durch ein anderes Mitglied des Aufsichtsrats überreichen lassen. Die nachträgliche Stimmabgabe eines abwesenden Mitglieds ist nur zulässig, wenn kein Mitglied des Aufsichtsrats diesem Verfahren widerspricht.

• Beschlüsse werden in den Sitzungen oder im Umlaufverfahren gefasst und bedürfen der Mehrheit der abgegebenen Stimmen.
• Der Aufsichtsratsvorsitzende entscheidet über die Zuziehung von Sachverständigen und Auskunftspersonen zur Beratung über einzelne Gegenstände der Tagesordnung. Die Teilnehmer an Aufsichtsratssitzungen müssen die Bestimmungen der Insiderregeln anerkannt haben.
• Jedes Aufsichtsratsmitglied hat potentielle Interessenkonflikte, insbesondere solche, die aufgrund einer Beratung oder Organfunktion bei Kunden, Lieferanten, Kreditgebern oder sonstigen Geschäftspartnern entstehen können, dem Aufsichtsrat unverzüglich offen zu legen.
• Der Aufsichtsrat wird in seinem Bericht an die Hauptversammlung über aufgetretene Interessenkonflikte und deren Behandlung informieren.

Zusammenarbeit zwischen Vorstand und Aufsichtsrat

Vorstand und Aufsichtsrat arbeiten vertrauensvoll zusammen. Dazu gehört die laufende Unterrichtung über alle wesentlichen Geschäftsvorfälle und Entwicklungen sowie über unvorhergesehene
Ereignisse. Basis der Zusammenarbeit sind ein detailliertes Berichtswesen über die laufende Geschäftsentwicklung sowie ein gesonderter Bericht aus dem Risikomanagement.

Der Vorstand nimmt in der Regel an den Sitzungen des Aufsichtsrats teil. Zu einzelnen Tagesordnungspunkten werden fallweise weitere Sachverständige und Auskunftspersonen hinzugezogen. 

Die Sitzungsunterlagen werden den Teilnehmern rechtzeitig vorher zur Verfügung gestellt. Beschlüsse über Sachverhalte, die nicht auf der Tagungsordnung stehen, können nur gefasst werden, wenn kein
Teilnehmer wiederspricht. Über die Sitzungen wird ein schriftliches Protokoll verfasst, dem alle Sitzungsteilnehmer nach Durchsicht ausdrücklich zustimmen.

Bei der Erstellung des Jahresabschlusses wird der Aufsichtsratsvorsitzende frühzeitig von den Ergebnissen im Prüfungsprozess der Wirtschaftsprüfer unterrichtet. Wenn notwendig unterrichtet er die übrigen Aufsichtsratsmitglieder vor der Sitzung zur Feststellung des Jahresabschlusses entsprechend. Damit ist sichergestellt, dass der Aufsichtsrat zur Feststellung des Jahresabschlusses ein fundiertes Urteil abgeben kann.

Beziehungen zu Aktionären und Transparenz

Die edding AG veröffentlicht auf ihrer Internetseite www.edding.de in der Rubrik „Investor Relations" unter Beachtung der gesetzlichen Fristen zusätzlich zu dieser Erklärung alle relevanten finanzwirtschaftlichen Daten, die Ad-hoc Mitteilungen, Angaben über Directors' Dealings sowie die Entsprechenserklärung zum Deutschen Corporate Governance Kodex.

Auf der jährlichen Hauptversammlung bietet sich den Aktionären die Möglichkeit, sich umfangreich über das abgelaufene Geschäftsjahr zu informieren und ihre Aktionärsrechte selbst auszuüben oder durch einen Bevollmächtigten ausüben zu lassen.